L’essentiel : L’Arrêté du 17 avril 2024 institue le « Service numérique VAO », un traitement de données personnelles dédié aux vacances adaptées organisées, sous la responsabilité de la direction générale de la cohésion sociale. Ces vacances, définies par le Code du tourisme, concernent des séjours d’une durée supérieure à cinq jours pour des groupes de personnes handicapées majeures. L’agrément « vacances adaptées organisées » est requis pour les organisateurs, délivré par le préfet de région, et doit être demandé au moins quatre mois avant le premier séjour. Ce traitement vise à gérer les demandes d’agrément, les déclarations de séjours et le suivi des événements indésirables.

L’Arrêté du 17 avril 2024 a mis en place un traitement de données à caractère personnel relatif aux vacances adaptées organisées dénommé « Service numérique VAO » placé sous la responsabilité de la direction générale de la cohésion sociale, et mis en œuvre pour l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Sont définies comme « vacances adaptées organisées », au sens de l’article L.412-2 du Code du tourisme, les activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours destinées spécifiquement à des groupes constitués de plus de trois personnes handicapées majeures au sens de l’article R.412-8 du Code du tourisme.

Pour rappel, toute personne physique ou morale qui organise, en les réalisant ou en les faisant réaliser, des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours destinées spécifiquement à des groupes constitués de personnes handicapées majeures doit bénéficier d’un agrément « vacances adaptées organisées » (VAO) – article L412-2 du code du tourisme.

L’agrément VAO est délivré par le préfet de région de son lieu d’implantation pour une personne physique ou de son siège social pour une personne morale. L’instruction du dossier d’agrément VAO ou de renouvellement d’agrément est réalisée par la DR(D)JSCS.

Les établissements et services médico-sociaux (ESMS) soumis à l’autorisation prévue à l’article L.313-1 du code de l’action sociale et des familles qui organisent des séjours de vacances pour leurs usagers dans le cadre de leur activité sont quant à eux dispensés d’agrément ; ils doivent satisfaire à l’obligation de déclaration de transfert temporaire d’établissements (enfants et adultes). Par contre, les structures gérant des ESMS ne sont pas exonérées de l’obligation d’agrément. Chaque séjour envisagé doit faire l’objet d’une déclaration accompagnée de la copie de l’agrément VAO.

Cet agrément est à demander auprès du préfet de région au moins quatre mois avant la date du premier séjour organisé. Le préfet de région dispose d’un délai de deux mois pour délivrer l’agrément ou faire connaître son refus motivé, s’il considère que l’organisme n’assure pas des conditions de sécurité des personnes handicapées majeures et ne garantit pas le prise en compte de leur état de santé ainsi que de leur intégrité et de leur bien-être physique et moral.

Il en est de même s’il considère que l’organisme ne présente pas de garanties suffisantes, notamment financières, pour assurer les prestations ou n’assure pas une qualité des prestations offertes en adéquation avec le nombre et les déficiences des personnes accueillies au cours des séjours.

Il peut demander à l’organisme qui a sollicité l’agrément des précisions complémentaires et formuler des observations. La décision d’agrément est prise par le préfet de région au vu des éléments recueillis. Cet agrément est délivré pour cinq ans par le préfet de région et une publication est prévue au recueil des actes administratifs de la préfecture de région.

Ce nouveau traitement de données personnelles a pour finalités :

1° Le dépôt et l’instruction des demandes d’agrément « vacances adaptées organisées », tel que prévu aux articles L. 412-2 et R. 412-9 et suivants du code du tourisme ;
2° Le dépôt et l’instruction des déclarations de séjours « vacances adaptées organisées », tel que prévu à l’article R. 412-14 du même code ;
3° Le recueil et le suivi des signalements des évènements indésirables graves déclarés en application de l’article R. 412-14-1 du même code ;
4° Le suivi et l’évaluation du dispositif « vacances adaptées organisées » au niveau national et local.

Q/R juridiques soulevées :

Qu’est-ce que le Service numérique VAO ?

Le Service numérique VAO, mis en place par l’Arrêté du 17 avril 2024, est un traitement de données à caractère personnel qui concerne les vacances adaptées organisées. Ce service est sous la responsabilité de la direction générale de la cohésion sociale et a été instauré pour l’exécution d’une mission d’intérêt public. Il vise à faciliter l’organisation et la gestion des vacances adaptées pour les personnes handicapées majeures, en assurant un cadre légal et sécurisé pour ces activités.

Comment sont définies les « vacances adaptées organisées » ?

Les « vacances adaptées organisées » sont définies par l’article L.412-2 du Code du tourisme comme des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours. Ces activités sont spécifiquement destinées à des groupes constitués de plus de trois personnes handicapées majeures, conformément à l’article R.412-8 du même code. Cette définition souligne l’importance de l’accessibilité et de l’adaptation des séjours pour répondre aux besoins des personnes en situation de handicap.

Qui doit obtenir l’agrément « vacances adaptées organisées » ?

Toute personne physique ou morale qui organise des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours pour des groupes de personnes handicapées majeures doit obtenir un agrément « vacances adaptées organisées » (VAO). Cet agrément est essentiel pour garantir que les organisateurs respectent les normes de sécurité et de qualité requises pour accueillir des personnes handicapées. L’agrément est délivré par le préfet de région, ce qui assure un contrôle local sur les activités proposées.

Quel est le processus d’obtention de l’agrément VAO ?

L’agrément VAO doit être demandé auprès du préfet de région au moins quatre mois avant la date du premier séjour organisé. Le préfet dispose d’un délai de deux mois pour délivrer l’agrément ou faire connaître son refus motivé. Ce refus peut être basé sur des considérations de sécurité, de prise en compte de l’état de santé des participants, ou de garanties financières insuffisantes.

Quelles sont les obligations des établissements médico-sociaux concernant l’agrément ?

Les établissements et services médico-sociaux (ESMS) qui organisent des séjours de vacances pour leurs usagers dans le cadre de leur activité sont dispensés d’agrément. Cependant, ils doivent respecter l’obligation de déclaration de transfert temporaire d’établissements pour les enfants et les adultes. Les structures gérant des ESMS, quant à elles, ne sont pas exonérées de l’obligation d’agrément et doivent fournir une copie de l’agrément VAO pour chaque séjour.

Quelles sont les finalités du traitement de données personnelles dans le cadre du VAO ?

Le traitement de données personnelles dans le cadre du Service numérique VAO a plusieurs finalités. Il inclut le dépôt et l’instruction des demandes d’agrément, ainsi que des déclarations de séjours « vacances adaptées organisées ». De plus, il permet le recueil et le suivi des signalements d’événements indésirables graves, ainsi que le suivi et l’évaluation du dispositif au niveau national et local. Ces finalités visent à garantir la sécurité et la qualité des séjours organisés pour les personnes handicapées.