Remboursement des frais de téléphonie des salariés : suivez ce conseil

Sommaire

L’Essentiel : Le remboursement des frais de téléphonie des salariés doit être clairement stipulé dans leur contrat de travail, notamment en ce qui concerne l’utilisation professionnelle de leurs téléphones personnels. En l’absence de cette mention, l’employeur risque un redressement de l’URSSAF. Selon l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, tout avantage en nature doit être soumis à cotisations. Les frais professionnels doivent être justifiés par des dépenses réelles, et non évalués forfaitairement. En cas de non-justification, l’URSSAF peut réintégrer ces frais dans l’assiette des cotisations, entraînant des conséquences financières pour l’entreprise.

Attention à faire mention dans le contrat de travail des salariés, de l’utilisation à des fins professionnelles des téléphones portables qu’ils possèdent à titre personnel. Le cas opposé, le remboursement de leurs frais téléphoniques sur une base forfaitaire mensualisée, peut donner lieu à redressement de l’URSSAF.

Aux termes de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, il est prévu que tout avantage en argent ou en nature alloué en contrepartie ou à l’occasion du travail doit être soumis à cotisations. Il ne peut être opéré sur la rémunération ou le gain des intéressés servant au calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales de déduction au titre de frais professionnels que dans les conditions et limites fixées par arrêté interministériel.

L’arrêté du 20 décembre 2002, relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, définit les frais professionnels comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de ses missions.

Cet arrêté prévoit cinq cas dans lesquels le remboursement des frais professionnels s’effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées. C’est notamment le cas des frais engagés par le travailleur salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Leur indemnisation ne peut pas être évaluée forfaitairement.

Selon l’article 7 dudit arrêté, il est prévu que les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des NTIC qu’il possède, sont considérés comme des charges spéciales inhérentes à la fonction ou à l’emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travail salarié ou assimilé.

Lorsque l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.

La société [8] a été contrôlée par l’URSSAF pour des frais professionnels non justifiés liés aux NTIC, à l’utilisation du véhicule personnel par les chauffeurs salariés et les associés salariés, aux grands déplacements, à la restauration, et aux cadeaux en nature offerts par l’employeur. L’URSSAF a réclamé un redressement de 40 160 euros. La société a contesté mais a été condamnée à payer les montants réclamés.

REPUBLIQUE FRANÇAISE
AU NOM DU PEUPLE FRANÇAIS

22 mai 2024
Cour d’appel d’Amiens
RG n°
22/00303
ARRET

N° 450

S.A.R.L. [8]

Organisme URSSAF NORD PAS DE CALAIS

COUR D’APPEL D’AMIENS

2EME PROTECTION SOCIALE

ARRET DU 22 MAI 2024

N° RG 22/00303 – N° Portalis DBV4-V-B7G-IKMI – N° registre 1ère instance : 20/00472

Jugement du tribunal judiciaire de Boulogne-sur-Mer (pôle social) en date du 17 décembre 2021

PARTIES EN CAUSE :

APPELANTE

S.A.R.L. [8]

agissant poursuites et diligences de ses représentants légaux domiciliés en cette qualité audit siège

[Adresse 7]

[Localité 3]

représentée par Me Manuelle Fullana, avocat au barreau de Lille, substituant Me Gabriel Denecker de la SELAS Traits d’union, avocat au barreau de Lille

et :

INTIMEE

URSSAF Nord-Pas-de-Calais

agissant poursuites et diligences de ses représentants légaux domiciliés en cette qualité audit siège

[Adresse 1]

[Localité 2]

représentée par Me Maxime Deseure de la SELARL Leleu-Demont-Hareng-Deseure, avocat au barreau de Béthune

DEBATS :

A l’audience publique du 21 mars 2024 devant M. Philippe Mélin, président, siégeant seul, sans opposition des avocats, en vertu de l’article 945-1 du code de procédure civile qui a avisé les parties à l’issue des débats que l’arrêt sera prononcé par sa mise à disposition au greffe le 22 mai 2024.

GREFFIER LORS DES DEBATS :

Madame Christine Delmotte

COMPOSITION DE LA COUR LORS DU DELIBERE :

M. Philippe Mélin en a rendu compte à la cour composée en outre de :

M. Philippe Mélin, président,

Mme Anne Beauvais, conseiller,

et M. Renaud Deloffre, conseiller,

qui en ont délibéré conformément à la loi.

PRONONCE :

Le 22 mai 2024, par mise à disposition de l’arrêt au greffe de la cour, les parties en ayant été préalablement avisées dans les conditions prévues au 2e alinéa de l’article 450 du code de procédure civile, M. Philippe Mélin, président a signé la minute avec Mme Diane Videcoq-Tyran, greffier.
*

* *

DECISION

La société [8] a fait l’objet d’un contrôle de la part de l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales Nord-Pas-de-Calais (ci-après l’URSSAF), sur la période du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2016, à l’issue duquel il lui a été adressé une lettre d’observations le 29 août 2018 concluant à un redressement d’un montant de 40 160 euros au titre de frais professionnels non justifiés consécutifs à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (ci-après NTIC), à l’utilisation du véhicule personnel par les chauffeurs salariés, par les associés salariés, aux grands déplacements, à la restauration et aux cadeaux en nature offerts par l’employeur.

Le 26 octobre 2018, l’URSSAF du Nord Pas-de-Calais a mis en demeure la société [8] de lui payer la somme de 40 160 euros, augmentée de majorations de retard de 4 232 euros, soit un total de 44 392 euros.

Contestant le redressement, la société [8] a saisi la commission de recours amiable de l’URSSAF le 21 décembre 2018, laquelle a rejeté sa demande par décision du 29 septembre 2020.

La société a alors formé un recours devant le pôle social du tribunal judiciaire de Boulogne-sur-Mer qui, par jugement en date du 17 décembre 2021, a :

déclaré le recours formé par la société [8] recevable,

débouté la société [8] de sa demande en annulation de la mise en demeure du 26 octobre 2018,

débouté la société [8] de sa demande en annulation de la décision prise à son encontre par la commission de recours amiable le 29 septembre 2020,

condamné la société [8] à verser à l’URSSAF du Nord Pas-de-Calais la somme de 40 160 euros, augmentée de majorations de retard de 4 232 euros, soit un total de 44 392 euros relatif aux chefs de redressement pour la période s’écoulant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2016,

débouté la société [8] de sa demande en condamnation de l’URSSAF du Nord Pas-de-Calais à lui verser la somme de 2 000 euros en application de l’article 700 du code de procédure civile,

condamné la société [8] au paiement des entiers dépens.

Cette décision a été notifiée le 23 décembre 2021 à la SARL [8], laquelle en a relevé appel le 21 janvier suivant.

Après deux renvois lors des audiences des 16 février et 30 novembre 2023, les parties ont été convoquées à l’audience du 21 mars 2024.

Par conclusions envoyées au greffe le 20 avril 2022 et déposées lors de l’audience, la SARL [8] demande à la cour de :

réformer en tout point le jugement rendu par le pôle social du tribunal judiciaire,

dire qu’elle justifie du bien-fondé des frais professionnels versés,

déclarer infondée la mise en demeure notifiée par l’URSSAF le 26 octobre 2018 et la décision rendue par la commission de recours amiable du 29 septembre 2020,

condamner l’URSSAF à lui verser une somme de 2 000 euros au titre des frais irrépétibles,

subsidiairement, exclure des rehaussements opérés par l’URSSAF les déplacements dont elle justifie par les pièces versées aux débats.

Au titre des frais professionnels inhérents à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), elle explique que trois salariés ont réalisé des transports pour la société [5] et se sont trouvés contraints d’utiliser leur téléphone personnel pour rester en contact avec la représentante de la société cliente et que, pour cette utilisation ponctuelle, elle a procédé à un remboursement de la somme de 165 euros.

S’agissant des frais professionnels relatifs à l’utilisation du véhicule personnel par les chauffeurs salariés, elle explique que les transports sont effectués au moyen de poids lourds qui se trouvent chez son principal client et que pour s’y rendre, les chauffeurs utilisent leur véhicule personnel et produit, en ce sens, des tableaux qui détaillent leurs déplacements.

Concernant les frais professionnels relatifs à l’utilisation du véhicule personnel par les associés salariés, elle soutient que les sommes en cause correspondent à des remboursements d’indemnités kilométriques et qu’elle a transmis les certificats d’immatriculation des véhicules ainsi que les états annuels faisant état des déplacements réalisés, pièces qui justifient pleinement du caractère professionnel des déplacements et des indemnités kilométriques remboursées.

Pour les frais professionnels relatifs aux grands déplacements et à la restauration hors de l’entreprise, elle indique avoir communiqué les documents justifiant des déplacements du salarié concerné et de la nécessité pour ce dernier de prendre ses repas à l’extérieur.

Sur les avantages en nature NTIC, elle note qu’elle a fourni à la commission de recours amiable la facture détaillée 2015-2016 de l’opérateur [6], justifiant ainsi de l’usage professionnel des téléphones portables.

Enfin, s’agissant des cadeaux en nature offerts par l’employeur, elle soutient que rien n’indique que tous les salariés doivent recevoir un bon de même valeur.

Par conclusions déposées au greffe de la cour le 9 février 2023, l’URSSAF Nord Pas-de-Calais demande à la cour de :

confirmer le jugement dont appel,

condamner la société [8] à lui payer la somme de 1 000 euros au titre de l’article 700 du code de procédure civile,

condamner la société [8] aux entiers dépens.

Sur le chef de redressement n°3 (frais liés à l’utilisation des NTIC), elle explique avoir demandé la transmission des justificatifs des remboursements des frais opérés ainsi que les contrats de travail et avenants des salariés concernés mais qu’aucun justificatif des remboursements n’a été présenté et que si les contrats de travail ont été transmis, ils ne mentionnaient pas l’utilisation à des fins professionnelles des téléphones personnels.

Sur le chef de redressement n°4 (utilisation du véhicule personnel par les chauffeurs salariés), elle explique que les documents fournis par l’employeur n’apportaient aucune précision sur les dates de déplacement, les motifs ou encore le nombre de kilomètres parcourus et précise que les documents produits à l’appui du recours ne sauraient être admis dès lors qu’ils ont été communiqués postérieurement au contrôle et que, dans tous les cas, ces derniers sont parfois incomplets ou illisibles.

Sur le poste de redressement n°5 (utilisation du véhicule personnel par les associés salariés), elle note qu’à partir des justificatifs produits par la société, il a été constaté plusieurs anomalies et que les documents produits postérieurement au contrôle ne peuvent être pris en compte, étant souligné que ces derniers sont incohérents, incomplets et que rien ne permet de garantir leur sincérité.

Sur le chef de redressement n°6 (grands déplacements et restauration hors des locaux de l’entreprise), elle explique que la société n’a pas produit de documents précisant les lieux de déplacements professionnels, que des indemnités ont été versées alors que les conditions d’exonération n’étaient pas respectées s’agissant des déplacements et des repas.

Sur le chef de redressement n°7 (taxation forfaitaire : avantage en nature ‘ outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication), elle précise que la société n’a transmis que des factures globalisées mais non détaillées.

Sur le poste de redressement n°9 (cadeaux en nature offerts par l’employeur), elle indique que la société a modulé les chèques cadeaux distribués à ses salariés en considération du temps de présence, ce qui constitue un critère salarial qui fait perdre le bénéfice de la tolérance administrative existant en la matière.

Conformément à l’article 455 du code de procédure civile, il est renvoyé aux écritures des parties s’agissant de la présentation plus complète de leurs demandes et des moyens qui les fondent.

Motifs

Sur le chef de redressement n°3 : frais professionnels non justifiés ‘ frais inhérents à l’utilisation des NTIC

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « L’examen des bulletins de paie d’août 2016 de 3 salariés, à savoir messieurs [O] [M], [X] [W] et [L] [A], permet de constater que l’employeur a versé à chacun d’eux une somme de 165 euros au titre d’un « remboursement carte orange » (rubrique de paie R650).

Ces sommes ont été exclues de l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Par courrier électronique daté du 13/06/2018, l’employeur a été invité à produire pour chacun des 3 salariés et pour le 7/08/2018 :

– les justificatifs à l’appui des remboursements carte orange ;

– leur contrat de travail et avenants éventuels.

L’employeur n’a pu présenter aucun justificatif à l’appui des remboursements carte orange. Il n’a pu fournir qu’une note interne datée du 2/09/2016 et signée par les 3 salariés précisant que le remboursement de 165 euros est destiné à compenser leur consommation téléphonique (portable personnel) de janvier 2016 à juillet 2016 pour appeler plusieurs fois par jours madame [N] [Y] sur le contrat [5].

En outre, il ressort de la lecture des contrats de travail des 3 salariés qu’il n’est nullement fait mention de l’utilisation à des fins professionnelles des téléphones portables qu’ils possèdent à titre personnel ».

La note interne du 2 septembre 2016, citée par l’inspecteur et produite par la société ne comporte pas la signature de l’employeur, ne saurait, comme l’ont justement souligné les premiers juges, être analysée comme un avenant au contrat de travail et ne permet pas de justifier des sommes retenues par l’employeur pour chaque mois.

En outre, la société n’a présenté aucun justificatif des remboursements et les contrats de travail des salariés concernés ne mentionnent pas l’utilisation, à des fins professionnelles, des téléphones personnels.

Ainsi, les remboursements effectués par l’employeur, à hauteur de 165 euros par salariés, ne sont pas justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié en l’absence d’éléments en ce sens et ne sauraient, de ce fait, être considérés comme des frais professionnels.

Par confirmation du jugement sur ce point, le chef de redressement n°3 sera validé et la SARL [8] condamnée au paiement de la somme de 353 euros au titre des cotisations et contributions sociales pour frais professionnels non justifiés.

Sur le chef de redressement n°4 : frais professionnels non justifiés : utilisation du véhicule personnel (indemnités kilométriques) par les chauffeurs salariés

Selon l’article 4 de l’arrêté du 20 décembre 2002, « lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée, conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale ».

L’exonération est donc admise sous réserve de justifier de l’utilisation de son véhicule personnel et de l’obligation d’utiliser ce dernier dans le cadre de déplacements professionnels, dans la limite du barème fiscal.

L’employeur doit justifier de la situation individuelle et du calcul du montant des indemnités kilométriques mensuelles pour chacun des salariés concernés.

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « L’examen des livres annuels de paie et des fiches individuelles de paie 2015 et 2016, par l’intermédiaire de la rubrique R651 « indemnité kilométrique », permet de constater que l’employeur rembourse à certains chauffeurs salariés des indemnités kilométriques. (‘)

Les remboursements de ces indemnités kilométriques sont enregistrés en comptabilité dans le compte 625100 « indemnités km » et sont totalement exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Afin de vérifier les conditions et les limites d’exonération des indemnités kilométriques, l’employeur a été invité à produire, par courrier électronique daté du 13/06/2018, pour chacun des salariés concernés et pour le 7/08/18 :

– les états récapitulatifs de déplacements 2015 et 2016 (indiquant les dates, lieux et motifs des déplacements ainsi que le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement) ;

– la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé.

L’employeur n’a pu présenter aucune carte grise et ne peut donc justifier le véhicule utilisé par chacun des salariés et sa puissance fiscale.

Il a, en revanche, fourni 2 états annuels indiquant, pour chaque salarié et pour chaque mois :

– les lieux de déplacement,

– le nombre de déplacements,

– le montant des indemnités kilométriques allouées,

– le modèle de véhicule utilisé et sa puissance fiscale.

Ces documents n’apportent cependant aucune précision sur les dates des déplacements, les motifs des déplacements et le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement.

En l’absence de présentation des cartes grises et de précisions relatives au nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement et quant aux dates et aux motifs de déplacements, il n’est pas démontré que les indemnités kilométriques ont été utilisées conformément à leur objet et celles-ci doivent alors être réintégrées dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

A titre subsidiaire, il est également apporté les précisions suivantes :

– la société dispose de trois véhicules de service (2 Mercedes Vito et une Peugeot 106) pouvant être utilisés par l’ensemble des salariés pour se déplacer professionnellement ;

– les états de déplacements à l’appui des indemnités kilométriques étant incomplets, aucun contrôle de cohérence n’a pu être opéré avec les états d’activité de chauffeur des salariés. ».

La cour rappelle que dès lors que le contrôle est clos après la période contradictoire telle que définie par l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale et que la société n’a pas apporté les éléments nécessaires à la vérification de l’application qu’elle avait faite de la législation de sécurité sociale, d’assurance chômage et de garantie des salaires pendant cette même phase procédurale, aucune nouvelle pièce ne peut être versée aux débats devant la juridiction de recours (Cass., 2e Civ., 7 janvier 2021, pourvoi n°19-19.395).

Eu égard à la décision rendue par la commission de recours amiable le 23 octobre 2020, il apparaît que si la société n’a pas démontré aux inspecteurs du recouvrement que les indemnités litigieuses aient été utilisées conformément à leur objet elle a, dans sa lettre de recours indiqué qu’elle allait joindre les justificatifs requis et a ainsi produit, devant la commission, cinq certificats d’immatriculation, dont un illisible (ceux des véhicules de M. [K] [Z], de M. [U] [S], de M. [I] [T] et de M. [H] [C]) et des tableaux reprenant par salarié, la ville de départ et d’arrivée, le véhicule utilisé et sa puissance fiscale, le nombre d’allers/retours effectués et le kilométrage correspondant ainsi que le motif du déplacement.

Or, si des justificatifs sont fournis pour ces quatre salariés, la commission a rappelé que vingt salariés sont concernés par la régularisation et, en tout état de cause l’exonération n’est admise que si l’employeur justifie de l’obligation d’utilisation du véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, ce qui ne saurait être confirmé ici avec la seule production de certificats d’immatriculation et sans éléments corroborant le nombre de kilomètres effectués avec ces voitures.

Il est souligné que, d’une part, l’agent chargé du contrôle a indiqué que la société disposait de trois véhicules de service et que certains certificats d’immatriculation ne correspondaient pas aux années contrôlées et que, d’autre part, les tableaux transmis par la société ne sont accompagnés d’aucun élément permettant de justifier les indications mentionnées et ne sauraient, de ce fait, être probants.

En outre, il est acquis que lorsque les justificatifs afférents à une exonération de cotisations sont insuffisants, cela entraîne la réintégration de la totalité du chef de redressement concerné, sans que les juges du fond ne soient tenus de rechercher si les documents produits seraient susceptibles d’établir qu’au moins une partie des frais professionnels ont été exposés conformément à leur objet (Cass., 2e Civ., 10 octobre 2013, pourvoi n°12-23.503).

Partant, et comme l’ont justement indiqué les premiers juges, il n’est aucunement prouvé que les salariés concernés n’avaient aucun autre moyen que d’utiliser leur véhicule personnel pour effectuer les trajets.

Par confirmation du jugement sur ce point, le chef de redressement n°4 sera confirmé et la SARL [8] condamnée au paiement de la somme de 8 576 euros.

Sur le chef de redressement n°5 : utilisation du véhicule personnel (indemnités kilométriques) par les associés salariés

En application de l’article 1 de l’arrêté du 20 décembre 2002, il est prévu : « Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

Les sommes à déduire de l’assiette des cotisations de sécurité sociale au titre des frais professionnels, tels que prévus à l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, sont celles qui sont versées aux travailleurs salariés ou assimilés, à l’exception des allocations forfaitaires prévues au 2° de l’article 2 ci-dessous perçues par les personnes visées aux 11°, 12° et 23° de l’article L. 311-3 dudit code pour l’exercice de leur fonction de dirigeant ».

La circulaire interministérielle du 7 janvier 2003, applicable à la mise en oeuvre de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale, précise ce qui suit : « A titre de simplification, lorsque ces personnes utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, les frais professionnels peuvent être déduits sur la base des indemnités forfaitaires kilométriques annuellement publiées par l’administration fiscale ».

L’arrêté du 26 février 2015, fixant le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais de déplacement, prévoit que celui qui parcourt entre 5001 km et 20 000 km par an avec un véhicule d’une puissance de 7 CV doit appliquer la formule suivante : (distance x 0,337 euros) + 1 288 euros et que celui qui parcourt plus de 20 000 km, sous les mêmes conditions, doit appliquer la formule suivante : distance x 0,401 euros.

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « L’examen de la comptabilité, par l’intermédiaire du compte 625200 « Remb Frais Prof », permet de constater l’enregistrement au débit de différentes sommes pour un montant global de :

– 14 099,13 euros au titre de l’année 2015 ;

– 16 106,89 euros au titre de l’année 2016.

(‘) L’employeur indique que ces sommes correspondent à des remboursements d’indemnités kilométriques au profit de la secrétaire, madame [Z] [D], et des associés, messieurs [T] [E] et [P].

– un état récapitulant mensuellement le montant des indemnités kilométriques remboursées ;

– les états récapitulatifs des déplacements 2015 et 2016 (indiquant les dates, lieux et motifs des déplacements ainsi que le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement) ;

– la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé. ».

Une fois les documents présentés, l’inspecteur a constaté que les conditions et limites d’exonération étaient respectées uniquement pour Mme [Z].

Toutefois, s’agissant de M. [P] [T], il a été relevé que la limite d’exonération n’était pas respectée, que les états de déplacements présentaient certaines anomalies, que certains documents produits étaient incomplets en ce qu’ils ne précisaient pas les dates et/ou les motifs des déplacements et qu’il y avait des incohérences et anomalies sur les états de déplacements.

Pour M. [E] [T], il a été relevé que la limite d’exonération n’était pas respectée, que plusieurs documents étaient incomplets, que certains déplacements présentaient des similitudes au niveau des dates, des lieux et des motifs de déplacements et qu’il existait des incohérences et anomalies sur les états de déplacements.

La société soutient que les redressements ne sont pas fondés et produit, s’agissant de M. [E] [T], plusieurs factures qui justifient selon elle les déplacements et explique, s’agissant de M. [P] [T] que l’URSSAF opère une confusion et a confondu l’activité du 21 décembre (chauffeur routier) avec celle du 23 décembre (déplacement professionnel).

Il est constaté et non contesté par la société que :

M. [P] [T] a parcouru 6 276 km au titre de l’année 2015 et 5 667 km au titre de l’année 2016 et que le barème utilisé est de 0,595 euros/km,

M. [E] [T] a parcouru 20 729 km au titre de l’année 2015 et 20 271 km au titre de l’année 2016 et qu’il a été remboursé sur la base de 0,595 euros/km.

Ainsi, l’employeur a retenu le barème applicable aux salariés ayant réalisé moins de 5 000 km, alors que les états de frais mentionnent plus de 5 000 km parcourus au titre des années 2015 et 2016 pour ces deux salariés, de sorte que la limite d’exonération du barème fiscal a été dépassée.

Partant, lorsque les indemnités kilométriques effectivement versées sont supérieures à celles fixées par le barème fiscal, le dépassement est réintégré dans l’assiette des cotisations, sauf à ce que l’employeur produise des justificatifs démontrant que l’allocation a été utilisée conformément à son objet.

L’employeur a apporté les justificatifs suivants :

les certificats d’immatriculation des véhicules appartenant à M. [P] [T] depuis le 16 mars 2007 et à M. [E] [T] depuis le 23 avril 2013,

des états annuels de déplacements pour 2015 et 2016 pour ces deux salariés indiquant les dates, lieux et nombre de déplacements, le nombre de kilomètres parcourus, le montant des indemnités kilométriques allouées et les raisons des déplacements,

les relevés de pointage mensuels pour 2015 et 2016 de M. [P] [T],

des états d’activité de chauffeur routier pour 2015 et 2016 de M. [T] (sans précision du prénom),

des factures et mails correspondant aux déplacements professionnels de 2015 et 2016.

Toutefois comme l’explique le tribunal, ces éléments et notamment les factures, ne permettent pas de couvrir tous les déplacements listés, ce qui ne permet pas de démontrer que les indemnités ont toujours été utilisées conformément à leur objet.

Il est de plus souligné que l’inspecteur a constaté plusieurs incohérences et anomalies, lesquelles ne sont pas utilement remises en cause par l’employeur.

En outre, comme indiqué précédemment, en l’absence de production de justificatifs suffisants, il convient de réintégrer la totalité du chef de redressement.

Eu égard à ce qui précède, la cour relève que la société ne produit pas de documents suffisamment probants permettant de retenir que les déplacements avaient tous un caractère professionnel et que les frais correspondants avaient été utilisés conformément à leur objet.

Par confirmation du jugement, le chef de redressement n°5 sera confirmé et la SARL [8] condamnée au paiement de la somme de 6 251 euros au titre de l’année 2015 et 7 817 euros au titre de l’année 2017.

Sur le chef de redressement n°6 : frais professionnels non justifiés : grands déplacements et restauration hors des locaux de l’entreprise

Selon l’article 1 de l’arrêté du 20 décembre 2002, les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de sa mission.

Conformément à l’article 2 de l’arrêté du 20 décembre 2002, l’indemnisation des frais professionnels s’effectue :

soit sous forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé, l’employeur étant tenu de produire les justificatifs y afférents,

soit sur la base d’allocations forfaitaires, l’employeur étant autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées par l’arrêté, sous réserve de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet.

Les conditions d’exonération des remboursements de frais professionnels sont fixées par l’arrêté précité.

Comme l’ont rappelé à juste titre les premiers juges, cet arrêté aménage une présomption d’utilisation conforme à hauteur d’un certain montant. En deçà de la limite d’exonération, l’employeur est dispensé de produire les justificatifs et bénéficie de plein droit de la déduction. Au-delà, l’exonération est subordonnée à la preuve de l’utilisation de l’allocation forfaitaire conformément à son objet. A défaut, le dépassement de la limite d’exonération est réintégré dans l’assiette de calcul des cotisations.

L’article 5 de l’arrêté, modifié par l’arrêté du 25 juillet 2005, prévoit que « le travailleur salarié ou assimilé est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller) et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller). Toutefois, lorsque le travailleur salarié ou assimilé est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il est considéré comme étant dans la situation de grand déplacement ».

Si les circonstances ne sont pas réunies, les indemnités allouées n’ont pas le caractère de frais de grand déplacement et doivent être réintégrées dans l’assiette des cotisations, sauf à démontrer qu’une fraction est justifiée.

L’article 3 de l’arrêté, qui concerne les frais de restauration, prévoit que l’indemnité forfaitaire de repas n’est réputée utilisée conformément à son objet que si, notamment, le salarié qui la perçoit en situation de déplacement professionnel est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail.

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « L’examen des bulletins de paie 2015 et 2016 de monsieur [T] [P], salarié occupant à la fois un poste de commercial et de chauffeur routier, permet de constater qu’il perçoit différents types d’indemnités, à savoir :

– « RUB001 petit déjeuner » dont le montant unitaire s’élève à 7,08 euros pour la période de janvier 2015 à janvier 2016 et à 7,22 euros à compter de février 2016 ;

– « RUB002 repas » dont le montant unitaire s’élève à 13,06 euros pour la période de janvier 2015 à janvier 2016 et à 13,32 euros à compter de février 2016 ;

– « RUB014 ind GD = 2 repas + 1 découcher » dont le montant unitaire s’élève à 54,83 euros pour la période de janvier 2015 à janvier 2016 et à 55,92 euros à compter de février 2016.

(‘) Afin de vérifier les conditions et les limites d’exonération des indemnités de grands déplacements et de restauration, l’employeur a été invité à produire, par courrier électronique daté du 13/06/2018, les états mensuels 2015 et 2016 des temps de service de monsieur [T] [P] issus du logiciel Solid ainsi que tous les documents permettant de connaître les dates et les lieux de ses déplacements professionnels.

L’employeur n’a pu présenter aucun document précisant les lieux de ses déplacements professionnels ».

L’inspecteur a ainsi relevé que plusieurs indemnités avaient été allouées sans remplir les conditions d’exonération et a constaté des anomalies en comparant les bulletins de paie avec les états mensuels d’activité de chauffeur.

Concernant les indemnités grands déplacements, l’inspecteur a noté : « Aucune n’est justifiée en l’absence d’indication des lieux de déplacements. En effet, il n’est pas établi que le salarié est empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle et est exposé à des frais supplémentaires de repas, logement (et petit déjeuner) ».

La commission de recours amiable, avait également indiqué : « Seuls ont été produits par la SARL [8] les états mensuels 2015 et 2016 des temps de service de Monsieur [T] [P] issus du logiciel Solid ; identiques, d’ailleurs, à ceux dont l’inspecteur avait connaissance.

La commission acte que la société, qui se retranche derrière l’obligation de rembourser les frais exposés par Monsieur [T] [P] dans le cadre de son activité, ne rapporte pas la preuve ni des dates ni des lieux de ses déplacements professionnels ».

La société produit les relevés Solid mensuels et les disques chronotachygraphes de 2015 et 2016 de M. [T] [P] et estime que ces documents justifient des déplacements de ce salarié et de la nécessité pour ce dernier de prendre ses repas à l’extérieur.

Toutefois, ces seuls éléments ne permettent aucunement de déterminer les lieux où se trouvait le salarié par rapport à sa résidence ou au siège de l’entreprise, de sorte qu’il n’est pas possible d’apprécier si les critères de déplacement prévus aux articles 3 et 5 de l’arrêté du 20 décembre 2002 précités sont remplis.

Ainsi, faute pour la société de démontrer une utilisation conforme à leur objet des allocations forfaitaires versées, le jugement sera confirmé en ce qu’il a maintenu le chef de redressement n°6 et ainsi condamné la société à payer à l’URSSAF Nord Pas-de-Calais les cotisations et contributions afférentes à ce poste de redressement pour un montant de 5 783 euros pour 2015 et de 5 633 euros pour 2016.

Sur le chef de redressement n°7 : taxation forfaitaire : avantage en nature outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

L’article 4 de l’arrêté du 10 décembre 2002, relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale, prévoit que lorsque dans le cadre de l’activité professionnelle du travailleur salarié ou assimilé, l’employeur met à la disposition permanente de ce dernier des outils issus des NTIC, dont l’usage est en partie privé, l’avantage en nature constitué par son utilisation privée est évalué, sur option de l’employeur, sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait annuel estimé à 10 % de son coût d’achat ou, le cas échéant, de l’abonnement, toutes taxes comprises.

l’usage privé des outils issus des NTIC mis à la disposition du salarié de façon permanente par l’employeur, dans le cadre de son activité professionnelle, que ce soient des outils achetés ou bénéficiant d’un abonnement, constitue un avantage en nature,

la réalité de l’usage privé résulte soit d’un document écrit (contrat individuel, accord conventionnel ou d’entreprise, règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier de la direction), soit de l’existence de factures détaillées,

ne doit pas être considérée comme un avantage en nature l’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié dont l’emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale.

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « L’examen de la comptabilité, par l’intermédiaire du compte 626011 « téléphone portable », permet de relever que certains salariés bénéficient de la mise à disposition à titre permanent d’un téléphone portable auquel est associé un abonnement mensuel chez l’opérateur de téléphonie mobile [6]. Aucun avantage en nature n’est évalué.

Par courrier électronique daté du 13/06/2018, l’employeur a été invité à produire pour le 07/08/2018 les éléments suivants :

– toutes les factures détaillées (comportant les dates et heures d’appel) de téléphonie mobile pour chacune des années 2015 et 2016 ;

– le(s) document(s) écrit(s) (note de service, règlement intérieur, contrats de travail, etc) précisant les conditions d’utilisation des téléphones portables.

L’employeur n’a pu présenter que les factures [6] globalisées, lesquelles n’apportent aucune précision quant aux dates et heures d’appel.

(‘) L’absence de communication des pièces demandées (‘) n’a pas permis à l’URSSAF d’analyser les conditions d’utilisation des téléphones portables.

(‘) Il est en conséquence procédé à une taxation forfaitaire fondée sur le calcul d’avantages en nature. Ce calcul est effectué sur la base forfaitaire de 10% du coût de l’abonnement [6] toutes taxes comprises ».

La commission de recours amiable, ayant bénéficié des mêmes pièces de la part de l’employeur, a validé le redressement en son principe et en son montant.

La société soutient que les factures de l’opérateur [6] justifient de l’usage professionnel des téléphones portables.

De ces éléments, la cour constate qu’aucun document écrit, fixant notamment les conditions d’utilisation des téléphones portables et interdisant l’usage privé n’est produit, qu’aucune vérification n’est faite quant à l’usage de ces téléphones et qu’aucun élément ne permet de déterminer si ces derniers sont utilisés exclusivement à des fins professionnelles.

Partant, la cour, par confirmation du jugement, valide le chef de redressement n°7 et condamne la SARL [8] à verser à l’URSSAF, au titre des cotisations et contributions pour ce poste de redressement, la somme de 639 euros pour 2015 et 2016.

Sur le chef de redressement n°9 : cadeaux en nature offerts par l’employeur

Aux termes de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, pour le calcul des cotisations et contributions sociales, sont considérées comme rémunérations toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l’occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités de congés payés, le montant des retenues pour cotisations ouvrières, les indemnités, primes et gratifications et tous les autres avantages en argent, les avantages en nature, ainsi que les sommes perçues directement ou par l’entremise d’un tiers à titre de pourboire.

L’instruction ministérielle du 17 avril 1985 indique que les bons d’achat, se substituant à un cadeau en nature, peuvent être exonérés de cotisations lorsqu’ils sont distribués à une catégorie de personnel, en relation avec un évènement et lorsque leur importance est conforme aux usages.

Ne sont pas soumis à cotisations, ni à la CSG/CRDS, les bons d’achats ou cadeaux en nature servis au cours d’une année, lorsque leur montant global n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Lorsque la valeur globale des bons d’achat ou cadeaux en nature dépasse cette limite, l’exclusion de l’assiette des cotisations et la CSG/CRDS ne peut être acquise que si :

– l’attribution des bons d’achat et des cadeaux en nature est en relation avec un des événements prévus par la dérogation et réservée aux salariés concernés par celui-ci,

– le bon d’achat ou le cadeau est en relation avec l’événement,

– le montant est conforme aux usages.

Il est possible, suivant la tolérance administrative applicable, d’exclure de l’assiette des cotisations sociales les avantages destinés, sans discrimination, à favoriser ou améliorer les activités extraprofessionnelles, sociales ou culturelles des salariés et de leur famille.

En l’espèce, l’inspecteur du recouvrement a constaté ce qui suit : « A l’analyse de la comptabilité, il a été constaté l’enregistrement des écritures suivantes au débit du compte 623400 « cadeaux à la clientèle » :

– « 23155 HA 19/11/2015 BP62534015 ‘ Cadeaux à la clientele V 2 375,00 euros » ;

– « 25850 HA 13/12/2016 1021312160’ Cadeaux à la clientele V 2 020,83 euros.

A l’appui de ces écritures, l’employeur a présenté les éléments suivants.

Concernant la première écriture, l’employeur a produit :

– une facture de La Poste du 19/11/2015 d’un montant global de 2375 euros TTC indiquant la commande de 25 chèques cadeaux d’une valeur unitaire de 25 euros et de 40 chèques cadeaux d’une valeur de 50 euros ;

– la liste des salariés bénéficiaires précisant pour chacun d’eux le montant alloué.

Concernant la seconde écriture, l’employeur a produit :

– une facture [4] du 13/12/2016 d’un montant global de 2425 euros TTC indiquant la commande de 50 chèques cadeaux d’une valeur de 50 euros ;

– la liste des salariés bénéficiaires précisant pour chacun d’eux le montant alloué. »

Avec ces éléments, il a été relevé que tous les salariés n’avaient pas reçu le même bon d’achat (certains salariés avec un montant de 100 euros, d’autres de 60 euros, de 50 euros ou de 45 euros et certains, non présents dans l’effectif au moment de Noël, n’ont rien perçu) pour 2015 et 2016.

L’employeur a expliqué que la différence de montant se justifiait en fonction de la durée de présence des salariés sur l’année civile et l’inspecteur a indiqué que « le fait de réserver ou de moduler les bons d’achat en fonction de la durée de présence contrevient au principe de non-discrimination (‘) les bons d’achat doivent être analysés comme un complément de rémunération devant être soumis à cotisations et contributions sociales ».

La commission de recours amiable a, comme l’inspecteur du recouvrement, maintenu ce chef de redressement.

La société objecte que le site de l’URSSAF et sa fiche d’information n’indiquent pas que tous les salariés doivent recevoir un bon de même valeur.

En l’absence de circulaire précisant les critères discriminatoires dans ce cas, il convient de se référer aux principes généraux de non-discrimination ce qui implique de traiter de manière identique l’ensemble des bénéficiaires placés dans la même situation.

Ainsi, il est considéré comme discriminatoire le fait d’offrir, à l’occasion d’événements particuliers, des bons d’achat aux salariés en fonction de critères liés à la présence effective dans l’entreprise, dès lors qu’un tel critère est fondé sur l’état de santé du salarié ou sa situation familiale.

Partant et par confirmation du jugement, le chef de redressement n°9 sera confirmé et la SARL [8] condamnée à payer la somme de 2 569 euros à l’URSSAF au titre des cotisations et contributions dues pour ce poste de redressement.

Sur les dépens et les frais irrépétibles

Aux termes de l’article 696 du code de procédure civile, la SARL [8], appelante qui succombe, sera condamnée aux dépens d’appel et au paiement de la somme de 500 euros à l’URSSAF du Nord Pas-de-Calais, au titre de l’article 700 du code de procédure civile et déboutée de sa demande formée sur ce même fondement.
PAR CES MOTIFS

La cour, statuant publiquement par arrêt rendu par mise à disposition au greffe, contradictoire, en dernier ressort,

– Confirme en toutes ses dispositions le jugement entrepris et, y ajoutant,

– Condamne la SARL [8] aux dépens d’appel,

– Déboute la SARL [8] de sa demande au titre de l’article 700 du code de procédure civile,

– Condamne la SARL [8] à payer à l’URSSAF la somme de 500 euros au titre de l’article 700 du code de procédure civile.

Le greffier, Le président,

Q/R juridiques soulevées :

Quels sont les enjeux liés à l’utilisation des téléphones portables personnels à des fins professionnelles ?

L’utilisation des téléphones portables personnels à des fins professionnelles soulève des enjeux juridiques et fiscaux importants. Selon l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, tout avantage en nature ou en argent accordé en raison du travail doit être soumis à cotisations. Cela signifie que si un salarié utilise son téléphone personnel pour des tâches professionnelles, l’employeur doit en tenir compte dans le calcul des cotisations sociales.

De plus, l’arrêté du 20 décembre 2002 précise que les frais professionnels doivent être remboursés sur la base des dépenses réellement engagées. Si l’employeur ne peut justifier ces dépenses, il risque un redressement de l’URSSAF. En l’absence de mention explicite dans le contrat de travail concernant l’utilisation professionnelle des téléphones personnels, les remboursements peuvent être considérés comme non justifiés, entraînant des conséquences financières pour l’entreprise.

Quelles sont les conséquences d’un redressement de l’URSSAF pour une entreprise ?

Un redressement de l’URSSAF peut avoir des conséquences financières significatives pour une entreprise. Dans le cas de la société [8], l’URSSAF a réclamé un redressement de 40 160 euros pour des frais professionnels non justifiés. Ce montant peut être augmenté par des majorations de retard, ce qui peut rapidement faire grimper la somme due.

En plus des implications financières directes, un redressement peut également nuire à la réputation de l’entreprise. Cela peut entraîner une perte de confiance de la part des employés et des partenaires commerciaux. De plus, l’entreprise peut être soumise à des contrôles plus fréquents de la part des autorités fiscales, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires en termes de temps et de ressources pour se conformer aux exigences réglementaires.

Comment une entreprise peut-elle justifier les frais professionnels liés à l’utilisation des NTIC ?

Pour justifier les frais professionnels liés à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), une entreprise doit fournir des preuves tangibles des dépenses engagées par ses salariés. Cela inclut des factures détaillées, des contrats de travail mentionnant l’utilisation professionnelle des outils, et des relevés de dépenses.

L’arrêté du 20 décembre 2002 stipule que les remboursements doivent être basés sur les dépenses réellement engagées. Par conséquent, l’employeur doit être en mesure de démontrer que les frais remboursés correspondent à des dépenses professionnelles réelles. En cas de litige, l’absence de justificatifs adéquats peut entraîner un redressement par l’URSSAF, comme cela a été le cas pour la société [8], qui n’a pas pu prouver l’utilisation professionnelle des téléphones portables de ses salariés.

Quels types de frais professionnels sont considérés comme déductibles ?

Les frais professionnels considérés comme déductibles incluent ceux qui sont directement liés à l’exercice de la fonction ou de l’emploi du salarié. Selon l’arrêté du 20 décembre 2002, ces frais peuvent comprendre :

1. Frais de déplacement : Cela inclut les indemnités kilométriques pour l’utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles, à condition que ces frais soient justifiés par des documents appropriés.

2. Frais de restauration : Les frais engagés pour des repas pris lors de déplacements professionnels peuvent être remboursés, mais doivent être justifiés par des preuves de la nécessité de ces dépenses.

3. Frais liés aux NTIC : Les dépenses pour l’utilisation d’outils technologiques, comme les téléphones portables ou les ordinateurs, doivent être justifiées par des factures et des contrats de travail.

4. Autres frais spécifiques : Cela peut inclure des dépenses pour des formations, des fournitures de bureau, ou d’autres coûts directement liés à l’activité professionnelle.

Il est essentiel que l’employeur conserve tous les justificatifs nécessaires pour prouver la réalité de ces dépenses afin d’éviter un redressement fiscal.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de remboursement des frais professionnels ?

L’employeur a plusieurs obligations en matière de remboursement des frais professionnels. Tout d’abord, il doit s’assurer que les frais remboursés sont réellement engagés par le salarié dans le cadre de ses fonctions. Cela signifie que l’employeur doit demander des justificatifs pour chaque dépense, tels que des factures, des notes de frais, ou des relevés de dépenses.

Ensuite, l’employeur doit respecter les limites fixées par la législation en matière de remboursement. Par exemple, les frais doivent être remboursés sur la base des dépenses réellement engagées et ne peuvent pas être évalués forfaitairement, sauf dans des cas spécifiques prévus par la loi.

Enfin, l’employeur doit veiller à ce que les contrats de travail des salariés mentionnent clairement l’utilisation des outils personnels à des fins professionnelles. En l’absence de cette mention, les remboursements peuvent être contestés par l’URSSAF, comme cela a été le cas pour la société [8], qui a été condamnée à rembourser des frais non justifiés.

Remboursement des frais de téléphonie des salariés : suivez ce conseil

Remboursement des frais de téléphonie des salariés : suivez ce conseil

Quels sont les enjeux liés à l’utilisation des téléphones portables personnels à des fins professionnelles ?

Quelles sont les conséquences d’un redressement de l’URSSAF pour une entreprise ?

Comment une entreprise peut-elle justifier les frais professionnels liés à l’utilisation des NTIC ?

Quels types de frais professionnels sont considérés comme déductibles ?

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de remboursement des frais professionnels ?

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