L’essentiel : La mise en place d’une badgeuse électronique nécessite une déclaration préalable à la CNIL, car elle constitue un traitement automatisé de données personnelles. Le non-respect de cette formalité rend le système inopposable au salarié. De plus, tout changement de finalité, comme passer de la sécurité à la gestion des temps, doit également être déclaré. En cas de non-conformité, les documents extraits du système ne pourront pas être utilisés contre le salarié. L’employeur ne peut pas se prévaloir d’une attestation de conformité du logiciel pour régulariser cette situation, car cela ne respecte pas les exigences légales.

La mise en place d’une badgeuse électronique au sein d’une entreprise doit faire l’objet, notamment d’une déclaration préalable à la CNIL en ce qu’elle constitue un système de traitement automatisé de données personnelles (articles 22 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et de L.2323-47 du code du travail).

Le non-respect de cette seule formalité préalable rend ledit système inopposable au salarié. Le changement de finalité d’une badgeuse électronique doit aussi être déclaré (de la finalité sécuritaire a la gestion des temps de présence). Le cas échéant, les  documents extraits du système de contrôle informatique de la société seront inopposables au salarié.

L’employeur ne pourra pas couvrir cette irrégularité en présentant une attestation du directeur de l’éditeur du logiciel de gestion des temps mis en place dans l’entreprise, aux termes de laquelle ce dernier atteste que ce logiciel est conforme au code du travail qui exige que la pointeuse soit fiable et infalsifiable (en tant que système).

Q/R juridiques soulevées :

Quelles sont les obligations légales liées à l’installation d’une badgeuse électronique dans une entreprise ?

L’installation d’une badgeuse électronique dans une entreprise nécessite une déclaration préalable à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Cette obligation découle des articles 22 de la loi du 6 janvier 1978, qui régit l’informatique, les fichiers et les libertés, ainsi que de l’article L.2323-47 du code du travail. Cette déclaration est essentielle car la badgeuse constitue un système de traitement automatisé de données personnelles. En effet, les données collectées par ce système peuvent inclure des informations sensibles sur les employés, telles que leurs heures de présence et d’absence.

Quelles sont les conséquences du non-respect de cette formalité ?

Le non-respect de la formalité de déclaration préalable à la CNIL rend le système de badgeuse inopposable au salarié. Cela signifie que les données collectées par la badgeuse ne peuvent pas être utilisées contre le salarié en cas de litige ou de contestation. De plus, si l’employeur change la finalité de la badgeuse, par exemple en passant d’une finalité sécuritaire à une gestion des temps de présence, il doit également effectuer une nouvelle déclaration. Dans le cas contraire, les documents extraits du système de contrôle informatique ne seront pas opposables au salarié.

Est-il possible pour l’employeur de justifier une irrégularité par une attestation d’un éditeur de logiciel ?

Non, l’employeur ne peut pas couvrir une irrégularité liée à la non-déclaration de la badgeuse en présentant une attestation du directeur de l’éditeur du logiciel de gestion des temps. Cette attestation, même si elle certifie que le logiciel est conforme au code du travail, ne saurait compenser le manquement à la déclaration préalable. La loi exige que la pointeuse soit fiable et infalsifiable, mais cela ne dispense pas l’employeur de ses obligations légales en matière de traitement des données personnelles.