Portalis : Introduction au Traitement Automatisé des Données Personnelles

Le ministère de la Justice a mis en place, par le biais de l’arrêté du 31 janvier 2025, un système automatisé de gestion des données personnelles, connu sous le nom de « Portalis – Portail des juridictions ». Ce dispositif a pour objectif principal de faciliter la gestion des informations relatives aux procédures judiciaires, tant civiles que sociales, en assurant un suivi rigoureux et une meilleure organisation des données.

Finalités du Traitement Portalis

Le traitement Portalis a plusieurs finalités essentielles. Tout d’abord, il permet l’enregistrement d’informations et de données personnelles liées aux procédures civiles et sociales qui relèvent de la compétence des tribunaux judiciaires, des conseils des prud’hommes, ainsi que des tribunaux paritaires des baux ruraux. Il s’applique également aux procédures portées devant la juridiction du second degré. Les fonctionnalités offertes par ce traitement incluent :

– Le suivi des procédures en cours.
– Le contrôle des délais de traitement.
– L’audiencement des affaires.
– L’édition des pièces de procédure et des décisions judiciaires.
– La tenue du registre d’audience, conformément à l’article 728 du code de procédure civile.
– La gestion du répertoire général des affaires, tel que stipulé à l’article 726 du code de procédure civile.

En outre, Portalis permet l’enregistrement des dépôts d’actes, la communication électronique avec les partenaires de justice, ainsi que l’exploitation des données à des fins statistiques et de pilotage.

Catégories d’Informations et de Données Personnelles

Le traitement Portalis enregistre diverses catégories d’informations et de données personnelles. Concernant les parties impliquées dans les procédures, les données collectées incluent :

– Des informations d’identité et de contact, telles que le nom, le prénom, le sexe, la date de naissance, l’adresse, et d’autres éléments d’identification.
– Des données relatives à la situation administrative, incluant les autorisations de séjour et les documents d’identité.
– Des informations sur la vie personnelle, comme la situation familiale et les événements marquants (mariage, divorce).
– Des données professionnelles et financières, telles que le niveau d’études, la situation d’emploi, et les éléments de rémunération.
– Des informations patrimoniales, y compris les données bancaires et les biens immobiliers.
– Des données relatives aux infractions et condamnations, ainsi que celles concernant les procédures judiciaires en cours.

Pour les représentants en justice, le traitement collecte également des données d’identité et de contact, ainsi que des informations spécifiques pour les avocats, comme leur numéro d’immatriculation et leur barreau.

Accès aux Données et Confidentialité

L’accès aux données enregistrées dans le traitement Portalis est strictement limité aux personnes ayant des attributions spécifiques au sein de la juridiction concernée. Cela inclut les magistrats, les agents de greffe, ainsi que d’autres professionnels habilités. Ces derniers peuvent accéder aux données dans la mesure où cela est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions.

De plus, certaines catégories de personnes peuvent recevoir tout ou partie des données, notamment pour les besoins de la procédure. Cela inclut les parties impliquées, leurs représentants légaux, ainsi que des professionnels tels que les notaires et les experts judiciaires.

Conservation des Données

Les données collectées par le traitement Portalis sont conservées pour une durée d’un an à compter de la clôture du dossier de procédure ou du dépôt de l’acte. Après cette période, l’accès aux données est restreint et ne peut être effectué que par le directeur de greffe de la juridiction. Les durées de conservation varient selon la nature des données, allant de quatre ans pour les procédures judiciaires à vingt-neuf ans pour celles contenues dans le répertoire général des affaires.

Droits des Personnes Concernées

En ce qui concerne les droits des personnes concernées par le traitement des données, certaines limitations s’appliquent. Les droits d’accès et de limitation ne s’appliquent pas à ce traitement, conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679. De plus, le droit d’effacement et le droit d’opposition ne sont pas applicables. Toutefois, les personnes concernées peuvent exercer leur droit de rectification pour les données relatives à leur identité et à leurs coordonnées, en s’adressant au greffe de la juridiction concernée.

Suivi des Opérations de Traitement

Les opérations de création, de modification, de suppression et de consultation des données sont enregistrées dans le traitement. Ces enregistrements précisent l’identité de la personne ayant effectué l’opération, ainsi que la date, l’heure et l’objet de celle-ci. Ces données sont conservées pendant une période de six mois, garantissant ainsi une traçabilité des actions effectuées sur les données personnelles.

Abrogation de Traitements Anciens

Enfin, il est important de noter que l’arrêté du 25 juin 2021, qui autorisait la mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Portalis contentieux prud’homal », a été abrogé, marquant ainsi une évolution dans la gestion des données judiciaires.

Qu’est-ce que Portalis ?

Portalis est un système automatisé de gestion des données personnelles mis en place par le ministère de la Justice, selon l’arrêté du 31 janvier 2025.

Ce dispositif vise à faciliter la gestion des informations relatives aux procédures judiciaires, tant civiles que sociales, en assurant un suivi rigoureux et une meilleure organisation des données.

Quelles sont les finalités du traitement Portalis ?

Le traitement Portalis a plusieurs finalités essentielles. Il permet l’enregistrement d’informations et de données personnelles liées aux procédures civiles et sociales.

Cela inclut le suivi des procédures en cours, le contrôle des délais de traitement, l’audiencement des affaires, et l’édition des pièces de procédure.

Il gère également le registre d’audience et le répertoire général des affaires, tout en permettant la communication électronique avec les partenaires de justice.

Quelles catégories d’informations sont enregistrées par Portalis ?

Le traitement Portalis enregistre diverses catégories d’informations et de données personnelles. Cela inclut des informations d’identité et de contact, comme le nom, le prénom, et la date de naissance.

Il collecte également des données relatives à la situation administrative, des informations sur la vie personnelle, ainsi que des données professionnelles et financières.

Les informations patrimoniales et celles relatives aux infractions et condamnations sont également enregistrées.

Qui a accès aux données dans Portalis ?

L’accès aux données enregistrées dans Portalis est strictement limité aux personnes ayant des attributions spécifiques au sein de la juridiction concernée.

Cela inclut les magistrats, les agents de greffe, et d’autres professionnels habilités. Ces derniers peuvent accéder aux données uniquement si cela est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions.

Certaines catégories de personnes, comme les parties impliquées et leurs représentants légaux, peuvent également recevoir tout ou partie des données.

Quelle est la durée de conservation des données dans Portalis ?

Les données collectées par Portalis sont conservées pour une durée d’un an à compter de la clôture du dossier de procédure ou du dépôt de l’acte.

Après cette période, l’accès aux données est restreint et ne peut être effectué que par le directeur de greffe de la juridiction.

Les durées de conservation varient selon la nature des données, allant de quatre ans pour les procédures judiciaires à vingt-neuf ans pour celles dans le répertoire général des affaires.

Quels sont les droits des personnes concernées par le traitement des données ?

Les droits des personnes concernées par le traitement des données sont limités. Les droits d’accès et de limitation ne s’appliquent pas, conformément au règlement (UE) 2016/679.

Le droit d’effacement et le droit d’opposition ne sont pas applicables non plus. Cependant, les personnes concernées peuvent exercer leur droit de rectification pour les données relatives à leur identité et à leurs coordonnées.

Comment est assuré le suivi des opérations de traitement dans Portalis ?

Les opérations de création, de modification, de suppression et de consultation des données sont enregistrées dans Portalis.

Ces enregistrements précisent l’identité de la personne ayant effectué l’opération, ainsi que la date, l’heure et l’objet de celle-ci.

Ces données sont conservées pendant une période de six mois, garantissant ainsi une traçabilité des actions effectuées sur les données personnelles.

Qu’est-ce que l’abrogation de traitements anciens signifie pour Portalis ?

L’arrêté du 25 juin 2021, qui autorisait un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Portalis contentieux prud’homal », a été abrogé.

Cela marque une évolution dans la gestion des données judiciaires, indiquant que le système Portalis a été mis à jour pour mieux répondre aux besoins actuels.

Cette abrogation souligne l’importance de l’adaptation des systèmes de traitement des données aux exigences légales et pratiques contemporaines.