Certaines anomalies relevées par l’inspecteur du recouvrement de l’URSSAF ne peuvent que conduire à un redressement. Il en va ainsi des déplacements professionnels déclarés alors que le salarié est en congés payés, des montants de remboursement identiques tous les mois, des surcharges de certaines notes de frais et total remboursé incohérent, certaines fonctions exercées incompatibles avec les motifs des déplacements.
États de déplacement détaillés
Dans cette affaire, faute pour l’employeur de justifier des états de déplacement détaillés démontrant que le bénéficiaire des indemnités s’est trouvé effectivement contraint d’utiliser son véhicule personnel à titre professionnel, le redressement sera confirmé.
L’article L 242-1 du code de la sécurité sociale
En application de l’article L 242-1 du code de la sécurité sociale, toutes les sommes versées en contrepartie ou à l’occasion du travail sont soumises à cotisations ; ne peut être opéré de déduction au titre de frais professionnels que dans les conditions et limites fixées par arrêté ministériel.
Les conditions d’exonération des remboursements des frais professionnels sont fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié par l’arrêté du 25 juillet 2005.
Selon l’article 4 de l’arrêté du 20 décembre 2002, « lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d’utiliser son véhicule personnel, l’indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale ».
L’exonération est donc admise sous réserve de justifier de l’utilisation de son véhicule personnel et de l’obligation d’utiliser ce dernier dans le cadre de déplacements professionnels, dans la limite du barème fiscal.
Versement d’indemnités kilométriques suspicieux
En l’espèce, l’agent chargé du contrôle a constaté que la société avait versé des indemnités kilométriques à des salariés employés à des tâches administratives et commerciales enregistrées dans le compte 625110 « voyages et déplacements personnel administratif » et mentionnées sur les bulletins de paie sous le libellé « indemnités kilométriques ».
L’inspecteur a relevé que les documents produits comportent une date, un lieu, un kilométrage parcouru, un taux de remboursement et un total à rembourser mais qu’ils ne mentionnent pas le motif du déplacement ni le titulaire du véhicule utilisé alors que l’entreprise comptabilise en immobilisation trois véhicules (Vito Mercedes, Renault Master, Sprinter Mercedes) et en location un véhicule Golf 7 Business Line.
Il a également relevé des anomalies telles que l’absence de remboursement de frais de péage alors que le trajet comporte un parcours autoroutier, l’incohérence de la distance parcourue sur une même journée, des déplacements identiques éloignés effectués en doublon par deux salariés avec chacun un véhicule, des différences d’écriture entre les notes de frais d’un même salarié, des déplacements professionnels déclarés alors que le salarié est en congés payés, des montants mensuels de remboursement identiques pour certains salariés quels que soient les déplacements réalisés, des déplacements qui ne sont pas en adéquation avec les fonctions exercées par les salariés (comptable par exemple), des surcharges sur certaines notes de frais.
Preuve à la charge de l’entreprise
Pour rappel, il appartient à l’entreprise de justifier de la réalité du caractère professionnel du déplacement avec le véhicule personnel du salarié et que si l’évaluation des frais de déplacement peut s’effectuer sur le fondement d’un barème forfaitaire, ce barème prend en compte la distance parcourue et la puissance administrative du véhicule.
La société verse au dossier un tableau récapitulatif par salarié pour chaque année concernée (2016, 2017, 2018) reprenant la date, le lieu du déplacement, le numéro de facture (pièces 4 à 119) et les factures des spectacles prouvant les motifs des déplacements aux lieux et dates indiqués, outre des photos de ses salariés sur des sites de concert, des publications Facebook et des copies d’agenda souvent illisibles.
Cependant, ces tableaux ne démontrent pas l’utilisation par les salariés concernés de leur véhicule personnel, de la puissance administrative des véhicules, du kilométrage parcouru. Le redressement URSSFA a donc été confirmé.