L’Essentiel : Une société d’éditions a été redressée par l’URSSAF pour des dépenses jugées non professionnelles, incluant des adhésions à des clubs de golf et de polo. Le dirigeant a défendu ces dépenses en arguant qu’elles étaient essentielles pour développer son réseau et attirer de nouveaux clients. Cependant, l’URSSAF a souligné qu’une part des cotisations était liée à une activité familiale, rendant difficile la distinction entre dépenses professionnelles et personnelles. Les adhésions, bien qu’ayant un intérêt professionnel, n’étaient pas considérées comme des frais d’entreprise, car elles ne répondaient pas aux critères d’exceptionnalité et de nécessité pour l’exercice de ses fonctions.

Déductibilité des dépenses professionnelles ou mixtes

Une société d’éditions et de publicité a été redressée par l’URSSAF, au titre de plusieurs dépenses, qualifiées à tort de dépenses professionnelles. Il s’agissait notamment de dépenses relatives à l’achat de billets d’avion et de costumes et surtout des adhésions à des clubs de golf et de polo supposées justifiées par l’entretien et le développement d’un réseau professionnel.

Entretenir un réseau professionnel au golf

Le dirigeant de la société a fait valoir au soutien de son appel que les clubs de Polo et de Golf ainsi que leurs membres étaient des clients significatifs en faisant paraître leur publicité dans le magazine édité par la Société. Il soutenait que fréquenter ces clubs lui permettait de démarcher de nouveaux clients pour la Société et de développer son réseau relationnel. Il exposait également qu’il s’était rendu à Maurice pour rencontrer deux annonceurs qui y résident.

En l’espèce, l’épouse et l’enfant du dirigeant étaient également membres du club et les appels de cotisations étaient adressés au domicile des époux. Ainsi que le soutenait l’URSSAF, il existait de manière incontestable, une quote part privative résidant dans la pratique familiale d’une activité sportive sans qu’il soit possible d’en déterminer la quote part professionnelle. D’autre part, il n’était  pas démontré qu’il s’agissait de charges inhérentes à la fonction du dirigeant et qu’il se devait d’être membre des clubs pour pouvoir éditer les annuaires ou le magazine. Même si ces adhésions ont représenté un intérêt professionnel, elles n’ont ni un caractère exceptionnel ni n’ont été exposées en dehors de l’exercice normal de l’activité du dirigeant, ce qui aurait pu les qualifier de frais d’entreprise.

Déductibilité des frais professionnels

Pour rappel, l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale dispose que pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, sont considérées comme rémunérations toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l’occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités de congés payés, le montant des retenues pour cotisations ouvrières, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature, ainsi que les sommes perçues directement ou par l’entremise d’un tiers à titre de pourboire.  La compensation salariale d’une perte de rémunération induite par une mesure de réduction du temps de travail est également considérée comme une rémunération, qu’elle prenne la forme, notamment, d’un complément différentiel de salaire ou d’une hausse du taux de salaire horaire.

Les conditions d’exonération des frais professionnels sont fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 pour les gains et les rémunérations versées à compter du 1er janvier 2003 lequel stipule que les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. L’indemnisation des frais professionnels s’effectue : i) Soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé ; l’employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents ; ii) Soit sur la base d’allocations forfaitaires ; l’employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002, sous réserve de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet.

Enfin, la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 qui définit les frais d’entreprise, exclut de l’assiette des cotisations, comme des frais correspondant à des charges d’exploitation de l’entreprise ceux qui présentent cumulativement : un caractère exceptionnel pour le travailleur salarié ou assimilé ; un intérêt pour l’entreprise ; et qui sont exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.

Il ressort donc de ces textes que les indemnités ou remboursements de frais sont exonérés des cotisations de sécurité sociale à la double condition qu’ils aient pour objet de couvrir de véritables frais professionnels, c’est à dire des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions et qu’ils correspondent aux frais réellement exposés, la preuve de l’emploi et de la réalité des frais incombant à l’employeur lorsqu’ils dépassent les montants forfaitaires.

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Q/R juridiques soulevées :

Quelles dépenses ont été qualifiées de professionnelles par l’URSSAF ?

L’URSSAF a redressé une société d’éditions et de publicité en raison de plusieurs dépenses qualifiées à tort de professionnelles. Parmi ces dépenses, on trouve l’achat de billets d’avion, de costumes, ainsi que des adhésions à des clubs de golf et de polo.

Ces dépenses étaient supposées justifiées par l’entretien et le développement d’un réseau professionnel. Cependant, l’URSSAF a contesté leur nature professionnelle, soulignant qu’elles ne répondaient pas aux critères requis pour être considérées comme des frais d’entreprise.

Comment le dirigeant a-t-il justifié ses adhésions aux clubs ?

Le dirigeant a soutenu que les clubs de polo et de golf, ainsi que leurs membres, constituaient des clients significatifs pour la société. Il a affirmé que sa présence dans ces clubs lui permettait de démarcher de nouveaux clients et de développer son réseau relationnel.

Il a également mentionné un déplacement à Maurice pour rencontrer deux annonceurs, renforçant ainsi son argument selon lequel ces adhésions étaient essentielles pour l’activité de la société. Toutefois, cette justification a été contestée par l’URSSAF, qui a mis en avant des éléments personnels dans ces dépenses.

Quelles étaient les objections de l’URSSAF concernant les dépenses du dirigeant ?

L’URSSAF a soulevé plusieurs objections concernant les dépenses du dirigeant. Tout d’abord, il a été noté que l’épouse et l’enfant du dirigeant étaient également membres des clubs, ce qui a introduit une dimension personnelle dans ces dépenses.

De plus, l’URSSAF a souligné qu’il était impossible de déterminer la quote-part professionnelle des dépenses engagées. Il n’a pas été prouvé que ces charges étaient inhérentes à la fonction du dirigeant, ni qu’il était nécessaire d’être membre des clubs pour exercer son activité professionnelle.

Quelles sont les conditions d’exonération des frais professionnels ?

Les conditions d’exonération des frais professionnels sont définies par l’arrêté du 20 décembre 2002. Selon cet arrêté, les frais professionnels doivent être des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur.

L’indemnisation des frais peut se faire soit par le remboursement des dépenses réellement engagées, soit par des allocations forfaitaires. Dans ce dernier cas, l’employeur doit respecter les limites fixées par l’arrêté et prouver l’utilisation effective de ces allocations.

Quels critères doivent être remplis pour qu’un frais soit considéré comme professionnel ?

Pour qu’un frais soit considéré comme professionnel, il doit répondre à plusieurs critères. D’abord, il doit avoir un caractère exceptionnel pour le travailleur. Ensuite, il doit présenter un intérêt pour l’entreprise et être exposé en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur.

Ces critères sont essentiels pour déterminer si les frais peuvent être exonérés des cotisations de sécurité sociale. La preuve de la réalité des frais et de leur lien avec l’activité professionnelle incombe à l’employeur, surtout si les montants dépassent les forfaits établis.

Quelle est la position de la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 sur les frais d’entreprise ?

La circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 précise que certains frais peuvent être exclus de l’assiette des cotisations. Pour cela, ils doivent présenter un caractère exceptionnel, avoir un intérêt pour l’entreprise et être engagés en dehors de l’exercice normal de l’activité.

Cette circulaire vise à clarifier les conditions dans lesquelles les frais peuvent être considérés comme des frais d’entreprise. Elle souligne l’importance de la nature professionnelle des dépenses pour qu’elles soient exonérées des cotisations de sécurité sociale.