L’essentiel : Le salarié peut demander au juge d’ordonner à son employeur de communiquer ses données personnelles, incluant celles liées à son recrutement, son historique de carrière, et l’évaluation de ses compétences. Avant de saisir le conseil des prud’hommes, il doit prouver qu’il a préalablement sollicité ces documents, conformément aux articles 12 et 15 du RGPD. Ce dernier garantit à toute personne concernée un droit d’accès à ses données, avec obligation pour le responsable de traitement de répondre dans un délai d’un mois, pouvant être prolongé en cas de complexité. En cas de non-réponse, des recours sont possibles.

Périmètre de la demande de transmission

Le salarié a la faculté de demander au juge d’ordonner à son employeur de communiquer, sous astreinte les données personnelles le concernant et notamment celles relatives à son recrutement, à son historique de carrière, à l’évaluation de ses compétences professionnelles, à ses demandes de formations et leur éventuelle évaluation, aux données utilisées pour le suivi de son temps de travail et spécialement les dates et heures de connexion au réseau interne de l’entreprise et d’utilisation de l’ordinateur mis à sa disposition, à l’évaluation de sa charge de travail (compte-rendu d’entretiens notamment), aux données issues d’un dispositif de télésurveillance et/ou de contrôle des entrées/sorties sur le lieu de travail (cf. badge d’entrée-sortie), aux éléments ayant servi à prendre une décision à son égard, à sa messagerie professionnelle (courriels envoyés et reçus, agenda, etc.), dans sa version intégrale et non expurgée, à l’ensemble des dossiers contenus sur l’ordinateur portable restitué à son employeur etc.

Demande préalable à l’employeur

Toutefois, le salarié doit établir avoir préalablement demandé la communication des documents contenant ses données personnelles, sur le fondement des articles 12 et 15 du RGDP (préalablement à la saisine du conseil des prud’hommes).

Le droit d’accès au sens du RGDP   

L’article 15 du règlement général sur la protection des données 2016/679/UE dispose que toute personne concernée a un droit d’accès à ses données à caractère personnel détenues par le responsable du traitement. L’alinéa 3 de l’article 15 précise que la personne concernée a le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel.

Le paragraphe 3 de l’article 12 du même règlement impose au responsable de traitement de fournir à la personne concernée des informations sur les mesures prises à la suite d’une demande formulée en application des articles 15 à 22, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Le responsable du traitement informe la personne concernée de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Si le responsable du traitement ne donne pas suite à la demande formulée par la personne concernée, il informe celle-ci sans tarder et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande des motifs de son inaction et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel (art. 12, § 4).

En l’espèce, la juridiction a ordonné la réouverture des débats pour inviter les parties à conclure sur ce point et ses conséquences procédurales notamment sur la validité de la saisine de formation de référés du conseil de prud’hommes.

Téléchargez cette décision

Consultez et Téléchargez la décision à l’origine de ce point juridique

Q/R juridiques soulevées :

Quelles données personnelles un salarié peut-il demander à son employeur ?

Le salarié a le droit de demander à son employeur la communication de diverses données personnelles le concernant. Cela inclut des informations relatives à son recrutement, son historique de carrière, et l’évaluation de ses compétences professionnelles. Il peut également demander des données sur ses demandes de formation, leur évaluation, ainsi que les informations utilisées pour le suivi de son temps de travail, telles que les dates et heures de connexion au réseau interne de l’entreprise. D’autres éléments incluent l’évaluation de sa charge de travail, les données issues de dispositifs de télésurveillance, et les éléments ayant servi à prendre des décisions à son égard. Enfin, le salarié peut demander l’accès à sa messagerie professionnelle, y compris les courriels envoyés et reçus, ainsi que l’intégralité des dossiers sur l’ordinateur portable restitué à son employeur.

Quelles sont les étapes à suivre avant de saisir le juge ?

Avant de saisir le juge, le salarié doit d’abord établir qu’il a demandé la communication des documents contenant ses données personnelles à son employeur. Cette demande doit être fondée sur les articles 12 et 15 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il est essentiel que cette demande soit faite avant de se tourner vers le conseil des prud’hommes. Cela signifie que le salarié doit prouver qu’il a tenté d’obtenir ces informations directement auprès de son employeur avant d’engager une action judiciaire. Cette étape est cruciale car elle démontre que le salarié a épuisé les voies amiables avant de recourir à la justice, ce qui est souvent une exigence dans les procédures juridiques.

Quels sont les droits d’accès selon le RGPD ?

Selon l’article 15 du RGPD, toute personne concernée a un droit d’accès à ses données personnelles détenues par le responsable du traitement. Cela signifie que le salarié a le droit de savoir quelles données le concernant sont collectées et utilisées par son employeur. L’alinéa 3 de cet article précise également que la personne concernée a le droit d’obtenir une copie de ses données à caractère personnel. Cela garantit la transparence et permet au salarié de vérifier l’exactitude des informations détenues sur lui. De plus, le paragraphe 3 de l’article 12 impose au responsable de traitement de fournir des informations sur les mesures prises suite à une demande d’accès dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité.

Que se passe-t-il si l’employeur ne répond pas à la demande ?

Si l’employeur ne répond pas à la demande d’accès formulée par le salarié, il est tenu de l’informer des raisons de son inaction. Cette information doit être fournie dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Le salarié doit être informé des motifs de cette inaction ainsi que de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Cela lui permet de connaître ses droits et les recours possibles en cas de non-respect de la réglementation. Cette obligation de réponse vise à garantir la transparence et à protéger les droits des personnes concernées, en leur permettant de contester les décisions ou l’inaction de leur employeur.

Quelle est l’importance de la décision judiciaire mentionnée ?

La décision judiciaire mentionnée dans le texte souligne l’importance de la réouverture des débats pour examiner les conséquences procédurales liées à la demande d’accès aux données personnelles. Cela montre que les tribunaux prennent au sérieux les questions de protection des données et le respect des droits des salariés. En ordonnant la réouverture des débats, la juridiction permet aux parties de conclure sur les implications de la demande d’accès et sur la validité de la saisine du conseil de prud’hommes. Cela peut avoir des répercussions significatives sur la manière dont les litiges liés aux données personnelles sont traités. Cette décision illustre également l’importance de la conformité avec le RGPD et les droits des salariés en matière de protection des données personnelles.