Pour prétendre à une exonération, toute dépense liée aux frais d’entreprises (cadeaux, repas …), doit être justifiée mais aussi engagée dans l’intérêt de l’entreprise, ces deux conditions s’appréciant restrictivement, s’agissant d’une exception au principe d’assujettissement. Il  doit être justifié, pour prétendre à l’exonération de cotisations, non seulement du nom des bénéficiaires mais aussi de leur qualité au sein d’entreprises tierces.

Une société a été redressée par l’URSSAF au titre des cadeaux offerts à ses clients. Pour convaincre ses clients de recourir à ses services, la société avait mis en place des contacts commerciaux soutenus consistant notamment en la remise de cadeaux ou d’invitations à des spectacles ou au restaurant pour ses clients.

Périmètre et déductibilité des frais professionnels

Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

Pour le calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales, sont considérées comme rémunérations toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l’occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités de congés payés, le montant des retenues pour cotisations ouvrières, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature, ainsi que les sommes perçues directement ou par l’entremise d’un tiers à titre de pourboire (L. 242-1 du code de la sécurité sociale).

Il ne peut être opéré sur la rémunération ou le gain des intéressés servant au calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales, de déduction au titre de frais professionnels que dans les conditions et limites de l’arrêté du 20 décembre 2002.

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé, soit sur la base d’allocations forfaitaires.

Cadeaux et frais d’entreprise

Selon la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 opposable aux URSSAF, les frais d’entreprise sont les biens ou services correspondant à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise, frais non soumis à cotisations s’ils : i) ont un caractère exceptionnel, ii) sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et sortent du cadre normal de l’activité des salariés, iii) sont justifiés par la mise en oeuvre de techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise et le développement de sa politique commerciale.

Ainsi, sont des frais d’entreprise :

— les dépenses engagées par le salarié, en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise,

— l’avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (réception, cocktails, etc.) alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas,

— les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

Les conditions d’exclusion de l’assiette des frais d’entreprise varient en fonction de la nature de ces derniers et doivent donner lieu à la production de justificatifs et notamment:

— pour les frais d’achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme frais d’entreprise et les factures constituent la justification des dépenses,

— pour les frais de repas d’affaires, l’employeur doit produire les pièces comptables attestant de la réalité du repas d’affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.

Il s’en déduit que pour prétendre à une exonération, la dépense doit être justifiée mais aussi engagée dans l’intérêt de l’entreprise, ces deux conditions s’appréciant restrictivement, s’agissant d’une exception au principe d’assujettissement.

Dépenses non justifiées

En l’espèce, l’inspecteur de l’URSSAF lors de son contrôle, a relevé des dépenses notamment liées à des factures de parking, à un abonnement annuel au Ken Club, à des dépenses d’entretien et de réparation de véhicules de collection, à des frais de restauration notamment les fins de semaine et jours fériés, à des factures mensuelles et non détaillées de restaurant, à des dépenses engagées dans des hippodromes, à des dépenses de théâtre et de cinémas, à des dépenses d’habillement, sans réintégration en compte courant, à des dépenses de près de 30000 euros.

Pour justifier de l’intérêt de l’entreprise et de la qualité des bénéficiaires de ces dépenses, la société n’a versé aucune pièce. Elle ne produisait aucune facture détaillée de repas comportant le nom des invités, aucune facture d’achat justifiant de leur destination, ni même d’attestations de clients établissant avoir reçu lesdits cadeaux ou invitations.

Or, il doit être justifié, pour prétendre à l’exonération de cotisations, non seulement du nom des bénéficiaires mais aussi de leur qualité au sein d’entreprises tierces.

En conséquence, les pièces communiquées n’établissant pas les destinataires des dépenses, ni l’intérêt pour l’entreprise à les engager, sont irrecevables.