Charte de remboursement des notes de frais

L’adoption d’une charte modifiant les modalités de remboursement des notes de frais des salariés ne constitue pas un trouble manifestement illicite.

Affaire Engie

Avoir constaté des dérives dans les modalités de remboursement des frais déclarés par certains représentants du personnel (utilisation fréquente de franchises de prise en charge des frais de repas en cas de déplacements réguliers, utilisation systématique de taxis …), la société Engie  a adopté une « Charte des bonnes pratiques en matière de déplacement des représentants du personnel » durcissant les conditions de remboursement des frais desdits salariés.

Négociation facultative d’une Charte

Un salarié, s’estimant lésé, a saisi en référé la juridiction prud’homale aux fins de voir condamner à titre provisionnel la société Engie à lui payer diverses sommes au titre des frais de déplacement et de dommages et intérêts pour résistance abusive. Le salarié a fait valoir que la Charte n’avait fait l’objet d’aucune discussion entre l’employeur et les organisations syndicales alors qu’elle prévoit des règles supplémentaires et des conditions plus strictes que les circulaires en vigueur et que le syndicat EeFO avait saisi l’Inspection du travail qui a intimé la société Engie de procéder au remboursement des notes de frais des élus conformément aux modalités mises en oeuvre préalablement à l’entrée en vigueur de cette charte.

Notion de trouble manifestement illicite

Selon l’article R. 1455-6 du code du travail, ‘La formation de référé peut toujours, même en présence d’une contestation sérieuse, prescrire les mesures conservatoires ou de remise en état qui s’imposent pour prévenir un dommage imminent ou pour faire cesser un trouble manifestement illicite’.

L’employeur a bien engagé une procédure unilatérale tendant à définir des modalités de remboursement de frais de déplacement des salariés sans modifier ses circulaires précédentes mais en y ajoutant des précisions aux cas non visés par ces textes ou en interprétant certaines de leurs dispositions. L’employeur n’abrogeait ni même n’apportait de modifications des dispositions statutaires susceptibles d’être jugées comme manifestement illicites dès lors que ces précisions étaient justifiées tant par l’évolution des moyens de transports et des facilités de restauration faites aux salariés par l’existence de cantines sur les lieux de déplacement que par le droit de l’employeur de prévenir ou de corriger tout abus dans les demandes de remboursement qu’il a pu relever.

S’agissant des dispositions de la charte, l’employeur a répondu à l’inspecteur du travail qui n’a d’ailleurs relevé aucun délit d’entrave ni même répliqué à cette réponse, en expliquant que la franchise de trois jours, pendant laquelle le salarié continue à bénéficier d’un remboursement forfaitaire, a été instaurée afin de lui permettre de découvrir le site et dans la mesure où il ne connaît pas les modalités ou facilités d’accès, de disposer de temps pour avoir accès à la cantine du site de sorte que cette franchise spécifique constitue une ‘facilité ponctuelle et exceptionnelle’ qui n’avait pas lieu d’être mise en oeuvre dans l’hypothèse où un même salarié se rend habituellement sur ce site, la politique de voyage litigieuse ayant eu ainsi pour objet de rappeler sous cet éclairage les modalités prévues par les circulaires.

Dans ces conditions, l’application des circulaires en l’adaptant tout à la fois aux conditions modernes de transport et à la nécessité d’un contrôle légitime de la dépense ne saurait constituer un trouble manifestement illicite. Il n’était donc nullement établi à la lumière de ces constatations que l’exercice de ce contrôle par l’employeur des notes de frais préalablement à tout paiement constituait une atteinte à l’égalité de traitement des salariés placés dans la même situation au regard notamment des nombreux exemples de notes de frais produites par l’employeur au dossier ni une modification des conditions de travail.

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