Remboursement des frais de téléphonie des salariés : suivez ce conseil

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Attention à faire mention dans le contrat de travail des salariés, de l’utilisation à des fins professionnelles des téléphones portables qu’ils possèdent à titre personnel. Le cas opposé, le remboursement de leurs frais téléphoniques sur une base forfaitaire mensualisée, peut donner lieu à redressement de l’URSSAF.

Aux termes de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, il est prévu que tout avantage en argent ou en nature alloué en contrepartie ou à l’occasion du travail doit être soumis à cotisations. Il ne peut être opéré sur la rémunération ou le gain des intéressés servant au calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales de déduction au titre de frais professionnels que dans les conditions et limites fixées par arrêté interministériel.

L’arrêté du 20 décembre 2002, relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, définit les frais professionnels comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de ses missions.

Cet arrêté prévoit cinq cas dans lesquels le remboursement des frais professionnels s’effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées. C’est notamment le cas des frais engagés par le travailleur salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Leur indemnisation ne peut pas être évaluée forfaitairement.

Selon l’article 7 dudit arrêté, il est prévu que les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des NTIC qu’il possède, sont considérés comme des charges spéciales inhérentes à la fonction ou à l’emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travail salarié ou assimilé.

Lorsque l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.

→ Résumé de l’affaire

La société [8] a été contrôlée par l’URSSAF pour des frais professionnels non justifiés liés aux NTIC, à l’utilisation du véhicule personnel par les chauffeurs salariés et les associés salariés, aux grands déplacements, à la restauration, et aux cadeaux en nature offerts par l’employeur. L’URSSAF a réclamé un redressement de 40 160 euros. La société a contesté mais a été condamnée à payer les montants réclamés.