Conformité et Sécurisation des Factures Électroniques : Les Nouvelles Exigences Légales

Délivrance de certificats de signatures électroniques qualifiées

La mise en œuvre des nouvelles règles relatives aux factures électroniques impose aux entreprises de se conformer à des exigences renforcées concernant la signature électronique. La délivrance de certificats de signatures électroniques qualifiées est désormais encadrée de manière stricte. Cela signifie que les entreprises doivent s’assurer que les certificats utilisés pour signer électroniquement leurs factures répondent à des normes de sécurité élevées. Par exemple, une entreprise qui utilise un prestataire de services de certification doit vérifier que ce dernier est accrédité et respecte les exigences réglementaires en matière de sécurité.

La solution technique du cachet électronique

Le décret introduit également la possibilité d’utiliser un cachet électronique comme méthode de sécurisation des factures électroniques. Ce cachet, qui garantit l’intégrité et l’origine de la facture, doit être créé à l’aide d’un dispositif de création de cachet électronique qualifié. Par exemple, une entreprise peut choisir d’utiliser un logiciel de facturation qui intègre cette fonctionnalité, lui permettant ainsi de générer des factures sécurisées tout en respectant les exigences légales.

Exigences relatives aux factures électroniques

Les factures électroniques doivent garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité tout au long de leur période de conservation. Pour ce faire, les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs méthodes d’émission et de réception des factures. Par exemple, une entreprise peut opter pour l’émission de factures sous forme électronique en utilisant un logiciel de facturation conforme, ou bien choisir d’envoyer des factures papier tout en mettant en place des contrôles documentés pour assurer la traçabilité.

Les entreprises peuvent également recourir à des solutions techniques variées, telles que :

• La signature électronique qualifiée, qui nécessite un certificat conforme aux normes européennes.
• Un message structuré selon une norme convenue, permettant un traitement automatique.
• Le cachet électronique qualifié, qui offre une sécurité supplémentaire.

Questions fréquentes

Quelles sont les conséquences d’une non-conformité aux nouvelles règles ?

En cas de non-respect des exigences relatives aux factures électroniques, les entreprises peuvent faire face à des sanctions fiscales, notamment en ce qui concerne la déductibilité de la TVA. Il est donc important de s’assurer que toutes les factures émises respectent les nouvelles normes.

Comment choisir un prestataire de services de certification ?

Lors du choix d’un prestataire, il est recommandé de vérifier ses accréditations, ses références et les avis d’autres entreprises. Il est également conseillé de s’assurer que le prestataire propose un support technique adéquat et des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Les factures électroniques doivent-elles être archivées ?

Oui, les factures électroniques doivent être conservées dans leur forme et contenu originels pendant une durée déterminée. Les entreprises doivent mettre en place des systèmes d’archivage conformes aux exigences légales pour garantir l’intégrité et l’accessibilité des documents.