Décision du 22 novembre 2023
Par Décision du 22 novembre 2023, la commission prévue à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle a modifié son règlement intérieur, entre autres, afin de prévoir que ses membres sont tenus, conformément à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle, de transmettre une déclaration d’intérêts à la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP).
Le nouveau réglement intérieur
Le nouveau réglement intérieur actualisé est le suivant :
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Chapitre 1er : OBLIGATIONS DÉONTOLOGIQUES DES MEMBRES (Articles 1 à 3)
Article 1
Les membres de la commission s’engagent à traiter les questions soumises à l’examen de la commission, dans le cadre de la mission qui leur a été confiée par l’organisation qui les a désignés, et à délibérer à leur sujet en dehors de toute considération d’intérêt personnel.
Ils sont tenus, conformément à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle, de transmettre une déclaration d’intérêts à la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP).
Article 2
Les membres de la commission, les représentants des ministres mentionnés à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle, ainsi que les personnes auditionnées à titre d’expert, sont tenues à l’obligation de confidentialité et ne peuvent divulguer aucun fait, information ou document dont ils ont eu connaissance à l’occasion des travaux de la commission.
Article 3
Afin d’assurer une meilleure transparence de la composition de la commission et de faciliter la connaissance réciproque de ses membres, les organisations appelées à désigner les membres sont invitées à communiquer au secrétariat de la commission les modalités de désignation de leurs représentants et à fournir le curriculum vitae des personnes concernées. La communication du curriculum vitae s’applique également aux représentants des ministres mentionnés à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle.
Ces informations sont ensuite transmises sans délai à l’ensemble des membres de la commission.
Chapitre 2 : FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION (Articles 4 à 7)
Article 4
A chacun de ses renouvellements, la commission consacre, en tant que de besoin, ses premières séances à l’examen de son règlement intérieur, à la fixation de ses objectifs pour la durée du mandat et à la mise en place des groupes de travail nécessaires à ses activités. La commission arrête également son programme de travail annuel. Ces objectifs, ce programme et ces groupes sont modifiés chaque fois que la commission le juge utile.
Le calendrier des séances ordinaires est établi au début de chaque semestre.
Article 5
Le collège des représentants des bénéficiaires du droit à rémunération présente chaque année à la commission, au cours du premier semestre et au titre de l’année précédente, un bilan détaillé sur les perceptions opérées au titre de la rémunération de la copie privée ainsi qu’un état des lieux des conventions d’exonération signées et des remboursements de rémunération pour copie privée effectués au titre de l’article L. 311-8 du code de la propriété intellectuelle. Il pourra également comporter une différenciation entre la typologie des acteurs qui opèrent les versements, dans le respect du secret des affaires.
Ce bilan est publié sur le site internet du ministère chargé de la culture dans un délai raisonnable.
Article 6
La commission peut constituer des groupes de travail. Elle détermine leur mission. Ces groupes, constitués sur une base volontaire, sont composés à tout le moins d’un représentant des organisations représentant les bénéficiaires du droit à rémunération, d’un représentant des organisations représentant les fabricants et importateurs de supports et les personnes qui réalisent des acquisitions intracommunautaires et d’un représentant des organisations représentant les consommateurs.
Des groupes de travail sont institués notamment dans le cadre de la réalisation des études d’usage (établissement du projet de questionnaire, définition du cahier des charges, examen des offres) et pour la préparation du rapport annuel transmis au Parlement prévu à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle.
Avec l’accord du président, la participation aux réunions d’un groupe de travail peut être élargie à la fois aux membres titulaires et suppléants ainsi qu’à d’autres experts proposés par les membres.
Article 7
Le secrétariat de la commission établit une synthèse des échanges tenus en groupe de travail. Il communique cette synthèse et les documents supports aux membres de la commission.
Chapitre 3 : SECRÉTARIAT DE LA COMMISSION (Articles 8 à 14)
Article 8
Le secrétariat de la commission est assuré par la sous-direction des affaires juridiques (bureau de la propriété intellectuelle) du ministère chargé de la culture.
Le secrétariat assiste à l’ensemble des séances de la commission, y compris aux délibérés.
Article 9
Les communications entre le secrétariat de la commission et ses membres peuvent se faire par voie électronique. Chaque membre de la commission fournit au secrétariat une adresse de courrier électronique utilisable à cet effet, dans le respect des dispositions de l’article 2 du présent règlement.
Article 10
Le président convoque par voie électronique les membres de la commission sept jours au moins avant la date de la séance. Le président peut décider que les membres qui le souhaitent peuvent participer à toute délibération ou réunion au moyen d’une conférence audiovisuelle respectant les conditions fixées par l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.
Dans cette dernière hypothèse, l’identité des participants est vérifiée par le secrétariat.
L’ordre du jour de la séance, accompagné, s’il y a lieu, des documents qui s’y rapportent, est joint à la convocation.
Article 11
Les membres qui communiquent des documents se rapportant aux points inscrits à l’ordre du jour d’une séance les adressent au secrétariat dans un délai de quatre jours ouvrés avant la tenue de cette séance. Ce délai peut être réduit à la demande d’un membre, sous réserve de l’accord du président.
Article 12
Les membres titulaires qui ne peuvent être présents à une séance en informent sans délai leur suppléant et le secrétariat de la commission. En cas d’impossibilité du membre suppléant, le secrétariat de la commission est également informé sans délai.
Article 13
Le secrétariat établit le compte-rendu des séances de la commission conformément aux dispositions de l’article D. 311-8 du code de la propriété intellectuelle.
A la demande d’un membre de la commission et avec l’accord du président, les documents se rapportant aux points inscrits à l’ordre du jour d’une séance peuvent être annexés au compte-rendu de la séance concernée, sous réserve du respect du principe du secret des affaires.
Le compte-rendu de la séance est publié sur le site internet de la commission dans un délai raisonnable.
Article 14
Le projet de compte rendu de la séance est adressé à l’ensemble des membres et approuvé lors de la séance suivant sa transmission.
Une fois approuvé, le compte-rendu est signé par le président.
Chapitre 4 : DÉROULEMENT DES SÉANCES (Articles 15 à 22)
Article 15
Après avoir vérifié que le quorum est atteint, le président ouvre la séance.
La commission ne peut valablement délibérer que si les trois-quarts de ses membres – soit dix-neuf membres, dont le président – sont présents ou régulièrement suppléés. Le quorum doit également être respecté en cours de séance lors de la discussion et de l’adoption de chaque délibération : tout départ de membre en cours de séance est mentionné au compte-rendu et doit entraîner une vérification du quorum.
Si ce quorum n’est pas atteint, la commission est à nouveau convoquée sur le même ordre du jour dans un délai de huit jours ; elle peut alors délibérer quel que soit le nombre des membres présents.
Article 16
Le président conduit la séance en application de l’ordre du jour. Il dirige les délibérations et veille à leur bon déroulement.
Il fait observer les dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations de la commission. Il veille à l’application du règlement intérieur. Il décide des suspensions et de la durée des séances.
Article 17
Les membres suppléants ne siègent qu’en l’absence des membres titulaires.
Aucun mandat ne peut être donné par un membre absent. Seule la suppléance permet de combler l’absence du titulaire.
Article 18
La commission ne peut valablement délibérer que sur les points fixés à son ordre du jour.
Cependant, à l’initiative de son président, ou avec son accord, une question non inscrite à l’ordre du jour peut être évoquée. Cette question ne pourra donner lieu à une décision ou un vote de la commission au titre de la séance plénière concernée.
Article 19
La commission peut entendre toute personne dont l’audition lui paraît utile, sur autorisation de son président. La demande est adressée au président de la commission par le membre qui en fait la proposition. Le président en informe les membres et apprécie s’il y a lieu de soumettre la demande au vote de la commission.
L’audition, dont le président fixe l’objet et la durée, comporte une présentation par la personne auditionnée suivie d’un échange avec les membres de la commission. Les séances n’étant pas publiques, la personne auditionnée quitte la séance après son audition, sauf si le président en décide autrement.
Article 20
A l’initiative du président ou avec son accord tout document utile à l’information de la commission peut être lu ou distribué en séance.
Les résultats des études d’usages sont présentés en séance. Les documents présentés à la commission par le prestataire chargé de la réalisation de l’étude d’usage ainsi que les questionnaires administrés pour la réalisation de cette étude sont publiés après publication au Journal officiel du barème afférent, sous réserve de la protection du secret des affaires et du respect de la propriété intellectuelle.
Article 21
Les questions soumises au vote de la commission sont décidées par le président. Ces questions sont transmises aux membres de la commission par le secrétariat au moins sept jours avant la séance plénière dans le cas où elles portent sur le vote d’une décision de la commission.
Le vote d’une décision qui inclut le barème en annexe s’effectue en une seule fois.
Les votes de la commission ont lieu à main levée. Toutefois, il peut être procédé, à la demande du président ou des deux tiers des membres de la commission, non compté le président, à un vote à bulletin secret. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, le président a voix prépondérante.
Lorsque le président fait usage de la faculté, prévue à l’article L. 311-5 du code de la propriété intellectuelle, de demander une seconde délibération, la décision est adoptée à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.
Article 22
Les décisions de la commission sont adoptées en formation plénière et signées par son président. Elles peuvent prévoir un délai d’entrée en vigueur. Elles sont adressées à la ministre chargée de la culture pour publication ou Journal officiel de la République française.
Chapitre 5 : DISPOSITIONS FINALES (Articles 23 à 24)
Article 23
La commission prend toutes dispositions utiles pour réviser le présent règlement en tant que de besoin, notamment en fonction des évolutions du cadre législatif et réglementaire de la rémunération pour copie privée.
Article 24
Le présent règlement intérieur est publié sur le site internet du ministère de la culture.