Contrôle sur place de la CNIL

Il est acquis qu’en matière de respect de la législation sur les données personnelles par les entreprises, la CNIL dispose d’un pouvoir de contrôle sur place. Les membres de la CNIL et les agents habilités ont accès, de 6 heures à 21 heures aux lieux, locaux, enceintes, installations ou établissements servant à la mise en oeuvre d’un traitement de données à caractère personnel et qui sont à usage professionnel, à l’exclusion des parties de ceux-ci affectées au domicile privé.

Modalités du contrôle CNIL

Lorsque la commission décide un contrôle sur place, elle en informe préalablement par écrit le procureur de la République dans le ressort territorial duquel doit avoir lieu la visite ou la vérification. Le procureur de la République est informé au plus tard vingt-quatre heures avant la date à laquelle doit avoir lieu le contrôle sur place. Cet avis précise la date, l’heure, le lieu et l’objet du contrôle.

La CNIL informe également au plus tard lors de son arrivée sur place le responsable des lieux ou son représentant de l’objet des vérifications qu’elle compte entreprendre, de l’identité et de la qualité des personnes chargées du contrôle ainsi que, le cas échéant, de son droit d’opposition à la visite. Lorsque le responsable du traitement n’est pas présent sur les lieux du contrôle, ces informations sont portées à sa connaissance dans les huit jours suivant le contrôle. Dans le cadre de leurs vérifications, les personnes chargées du contrôle présentent en réponse à toute demande leur ordre de mission et, le cas échéant, leur habilitation à procéder aux contrôles.

Opposition à la visite de la CNIL

Le responsable de locaux professionnels privés est informé de son droit d’opposition à la visite. Lorsqu’il exerce ce droit, la visite ne peut se dérouler qu’après l’autorisation du juge des libertés et de la détention du tribunal de grande instance dans le ressort duquel sont situés les locaux à visiter (le juge statue dans un délai de quarante-huit heures). L’ordonnance autorisant la visite sur place comporte l’adresse des lieux à visiter, le nom et la qualité du ou des agents habilités à procéder aux opérations de visite et de contrôle ainsi que les heures auxquelles ils sont autorisés à se présenter. L’ordonnance, exécutoire au seul vu de la minute, est notifiée sur place, au moment de la visite, au responsable des lieux ou à son représentant qui en reçoit copie intégrale contre récépissé ou émargement au procès-verbal de visite.

L’acte de notification comporte mention des voies et délais de recours contre l’ordonnance ayant autorisé la visite et contre le déroulement des opérations de vérification. Il mentionne également que le juge ayant autorisé la visite peut être saisi d’une demande de suspension ou d’arrêt de la visite.

En l’absence du responsable des lieux ou de son représentant, l’ordonnance est notifiée, après la visite, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. A défaut de réception de la lettre recommandée, il est procédé à la signification de l’ordonnance par acte d’huissier de justice.

Le juge des libertés et de la détention peut, s’il l’estime utile, se rendre dans les locaux pendant l’intervention. A tout moment, il peut décider la suspension ou l’arrêt de la visite. La saisine du juge des libertés et de la détention (JLD) aux fins de suspension ou d’arrêt des opérations de visite et de vérification n’a pas d’effet suspensif.

Lorsque l’urgence, la gravité des faits à l’origine du contrôle ou le risque de destruction ou de dissimulation de documents le justifie, la visite peut avoir lieu sans que le responsable des locaux en ait été informé, sur autorisation préalable du juge des libertés et de la détention. Dans ce cas, le responsable des lieux ne peut s’opposer à la visite.

La visite s’effectue sous l’autorité et le contrôle du JLD qui l’a autorisée, en présence de l’occupant des lieux ou de son représentant qui peut se faire assister d’un conseil de son choix ou, à défaut, en présence de deux témoins qui ne sont pas placés sous l’autorité des personnes chargées de procéder au contrôle.

L’ordonnance ayant autorisé la visite est exécutoire au seul vu de la minute. Elle mentionne que le juge ayant autorisé la visite peut être saisi à tout moment d’une demande de suspension ou d’arrêt de cette visite. Elle indique le délai et la voie de recours. Elle peut faire l’objet, suivant les règles prévues par le code de procédure civile, d’un appel devant le premier président de la cour d’appel. Celui-ci connaît également des recours contre le déroulement des opérations de visite.

L’ordonnance autorisant la visite peut faire l’objet d’un appel devant le premier président de la cour d’appel suivant les règles prévues par les articles 931 et suivants du code de procédure civile. Cet appel est formé par déclaration remise ou adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au greffe de la cour d’appel dans un délai de quinze jours à compter de la notification de l’ordonnance. Cet appel n’est pas suspensif. Le greffe du tribunal de grande instance transmet sans délai le dossier de l’affaire au greffe de la cour d’appel où les parties peuvent le consulter. L’ordonnance du premier président de la cour d’appel est susceptible d’un pourvoi en cassation selon les règles prévues par les articles 974 et suivants du code de procédure civile.

Droit de communication

Les membres de la CNIL et les agents habilités peuvent demander communication de tous documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission, quel qu’en soit le support, et en prendre copie ; ils peuvent recueillir, sur place ou sur convocation, tout renseignement et toute justification utiles ; ils peuvent accéder aux programmes informatiques et aux données, ainsi qu’en demander la transcription par tout traitement approprié dans des documents directement utilisables pour les besoins du contrôle. Ils peuvent, à la demande du président de la CNIL, être assistés par des experts.

A noter que seul un médecin peut requérir la communication de données médicales individuelles incluses dans un traitement nécessaire aux fins de la médecine préventive, de la recherche médicale, des diagnostics médicaux, de l’administration de soins ou de traitements, ou à la gestion de service de santé, et qui est mis en oeuvre par un membre d’une profession de santé.

PV de contrôle

Il est dressé contradictoirement procès-verbal des vérifications et visites menées par la CNIL. Le procès-verbal énonce la nature, le jour, l’heure et le lieu des vérifications ou des contrôles effectués. Il indique également l’objet de la mission, les membres de celle-ci présents, les personnes rencontrées, le cas échéant, leurs déclarations, les demandes formulées par les membres de la mission ainsi que les éventuelles difficultés rencontrées. L’inventaire des pièces et documents dont les personnes chargées du contrôle ont pris copie est annexé au procès-verbal.

Nota : lorsque la visite n’a pu se dérouler, le procès-verbal mentionne les motifs qui ont empêché ou entravé son déroulement, ainsi que, le cas échéant, les motifs de l’opposition du responsable des lieux ou de son représentant.

Le procès-verbal est signé par les personnes chargées du contrôle qui y ont procédé et par le responsable des lieux ou par son représentant. En cas de refus ou d’absence de signature, mention en est portée au procès-verbal. Le procès-verbal est notifié au responsable des lieux et au responsable des traitements par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Lorsque la visite a lieu avec l’autorisation et sous le contrôle du juge en application du II de l’article 44 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, copie du procès-verbal de la visite lui est adressée par le président de la CNIL.