Connaître les bases de la protection des données personnelles

Qu’est-ce que les données personnelles ?

Les données à caractère personnel désignent toute information relative à une personne identifiée ou identifiable. Cela inclut toute information permettant de reconnaître directement ou indirectement une personne physique, selon les critères définis par l’article 4 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Voici quelques exemples de données à caractère personnel qui permettent l’identification directe ou indirecte d’une personne :

• Prénom et nom de famille : Un des éléments les plus courants qui permet une identification directe.
• Numéros de téléphone : Qu’il s’agisse de clients, d’employés ou de fournisseurs, ces numéros peuvent être utilisés pour identifier une personne.
• Numéros d’identification : Comme un numéro de client, de réservation ou d’employé, ces identifiants indirects peuvent également être des données personnelles.
• Adresses e-mail et données de localisation : Ces informations peuvent également permettre d’identifier une personne.
• Historique de navigation et d’achat : Ces informations peuvent révéler des préférences personnelles et des comportements d’achat.
• Photos, vidéos et enregistrements audio : Ces éléments visuels ou sonores contenant des individus constituent également des données à caractère personnel.

Identification directe et indirecte

Une personne peut être identifiée directement à partir de son nom, prénom ou numéro de téléphone, ou indirectement par le biais de données telles qu’un numéro de client ou une adresse IP. Si ces informations sont croisées avec d’autres, elles permettent d’identifier une personne.

Exemple pratique :

Si votre entreprise utilise le numéro de client d’une personne, cela peut ne pas suffire à l’identifier directement. Mais en croisant ce numéro avec d’autres données (comme une référence de réservation), il est possible d’identifier cette personne indirectement.

Catégories particulières de données à caractère personnel : Les données sensibles

Certaines informations, appelées données sensibles, nécessitent une protection renforcée car elles peuvent révéler des aspects intimes de la vie d’une personne. L’article 9 du RGPD interdit généralement leur traitement, sauf exceptions.

Les données sensibles incluent :

• Les données de santé : Toute information relative à l’état physique ou mental d’une personne.
• Les données biométriques et génétiques : Utilisées, par exemple, pour l’identification unique d’une personne.
• Les opinions politiques ou religieuses : Informations sensibles sur les croyances ou affiliations d’une personne.
• L’orientation sexuelle ou les informations sur la vie sexuelle d’une personne.
• L’origine raciale ou ethnique.
• L’appartenance syndicale.

Conditions spécifiques de traitement des données sensibles

Le traitement des données sensibles est en principe interdit, sauf dans des situations spécifiques où le consentement explicite de la personne est obtenu ou lorsque le traitement est nécessaire pour des raisons d’intérêt public (par exemple, dans le cadre de la santé publique).

Traitement des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et infractions

Le traitement des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions est soumis à des conditions strictes en vertu de l’article 10 du RGPD. Ces données ne peuvent être traitées que par des autorités publiques ou sous leur contrôle, telles que la police. Leur traitement est généralement interdit pour les organismes privés, sauf si le droit national l’autorise expressément.

Qu’est-ce que le traitement des données à caractère personnel ?

Le traitement des données à caractère personnel désigne toute opération effectuée sur ces données, qu’elle soit automatisée ou non. Cela inclut la collecte, l’enregistrement, l’organisation, l’utilisation, la modification, le stockage ou la destruction des données.

Exemples d’opérations de traitement :

• Collecte des données : Par exemple, lorsqu’un site web enregistre des informations sur les visiteurs.
• Stockage des données : Maintenir une base de données clients ou une liste de contacts.
• Modification ou rectification : Corriger les informations inexactes.
• Suppression : Effacer les données qui ne sont plus nécessaires.

Le RGPD régit également les traitements manuels de données lorsqu’ils sont organisés de manière systématique, comme les dossiers papier classés par ordre alphabétique.

Le RGPD s’applique-t-il à votre organisation ?

Le RGPD s’applique à toute organisation, publique ou privée, qui traite des données personnelles, à condition que l’une des conditions suivantes soit remplie :

• L’organisation est établie dans l’UE ou dans l’Espace économique européen (EEE), incluant l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège.
• L’organisation est établie en dehors de l’EEE mais propose des services ou produits à des résidents de l’EEE, ou surveille leur comportement.

Le RGPD s’applique également à tout sous-traitant qui traite des données pour le compte d’une autre organisation.

Exemple pratique :

Si une entreprise américaine vend des biens à des clients en France, elle est soumise au RGPD même si elle n’a pas d’établissement en Europe.

Les principes clés du RGPD

Lors du traitement des données personnelles, votre organisation doit respecter les six principes fondamentaux du RGPD, énoncés à l’article 5 du RGPD :

1. Légalité, loyauté et transparence

Le traitement des données doit être licite, loyal et transparent. Il doit être basé sur une base juridique appropriée, comme le consentement de la personne concernée, l’exécution d’un contrat ou une obligation légale.

2. Limitation des finalités

Les données personnelles doivent être collectées pour des finalités précises, explicites et légitimes, et ne doivent pas être utilisées ultérieurement à des fins incompatibles avec ces objectifs.

3. Minimisation des données

Seules les données strictement nécessaires à la finalité du traitement doivent être collectées.

4. Exactitude

Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour régulièrement. Les informations inexactes doivent être corrigées ou supprimées sans délai.

5. Limitation de la conservation

Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés au départ. Une politique de conservation des données doit être mise en place pour définir les durées de conservation et les critères de suppression.

6. Sécurité des données

Les données personnelles doivent être traitées de manière sécurisée. Des mesures de protection telles que le chiffrement et les pare-feu doivent être mises en place pour prévenir les accès non autorisés, la perte ou la destruction des données.

Liste de contrôle des bonnes pratiques pour la conformité au RGPD

1. Justification des finalités : Demandez-vous si les finalités pour lesquelles vous collectez des données personnelles sont justifiées.
2. Minimisation des données : Ne collectez que les données nécessaires.
3. Transparence : Informez les personnes sur la manière dont leurs données seront utilisées.
4. Base légale appropriée : Assurez-vous que le traitement est fondé sur une base légale, comme le consentement explicite, un contrat ou une obligation légale.
5. Sécurité : Mettez en place des mesures de protection adéquates.
6. Exactitude : Maintenez les données exactes et à jour.
7. Suppression : Effacez les données qui ne sont plus nécessaires, en tenant compte des obligations légales éventuelles de conservation.

Conclusion

Le traitement des données à caractère personnel est au cœur du RGPD. En respectant les principes clés du règlement et en adoptant des pratiques transparentes, les entreprises peuvent protéger efficacement les données de leurs clients et se conformer aux obligations légales. De plus, cela permet de renforcer la confiance des consommateurs et d’éviter les sanctions sévères en cas de non-conformité. Pour toutes les organisations, petites ou grandes, la conformité au RGPD est un enjeu crucial pour sécuriser les données et respecter les droits des individus.